Agent de contrôle documentaire pour bar, café et brasserie

Licence à détenir, encaissements nombreux en petites sommes et horaires réglementés de fermeture.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur bar, café et brasserie.

Vocabulaire

Licence de plein exercice: La licence qui autorise tous les alcools ; elle se transfère, ne se crée plus, et vaut un fonds de commerce à elle seule.
Permis d'exploitation: La formation obligatoire de l'exploitant d'un débit de boissons, valable dix ans, sans laquelle la licence ne s'obtient pas.
Heure heureuse: La réduction sur une plage horaire, qui doit s'accompagner d'une offre équivalente sur des boissons sans alcool.
Terrasse: L'occupation du domaine public, soumise à autorisation payante de la commune, avec des horaires et des limites au sol précises.
Fermeture administrative: La sanction préfectorale qui ferme l'établissement pour trouble à l'ordre public ou vente d'alcool à un mineur.
Tirage pression: Le circuit de bière au fût, qui impose un nettoyage régulier et dont le rendement se compare au théorique du fût.

Documents

Licence de débit de boissons: Le titre attaché à l'établissement et déclaré en mairie ; sa mutation ou son transfert se déclare quinze jours avant.
Autorisation d'occupation du domaine public: L'autorisation de terrasse délivrée par la commune, avec sa redevance, ses limites au sol et ses horaires d'exploitation.
Affichage des prix: Les tarifs des boissons affichés à l'intérieur et à l'extérieur, en distinguant le comptoir de la salle quand ils diffèrent.
Registre de sécurité: Les vérifications d'alarme, d'extincteurs et d'issues de secours de l'établissement recevant du public.
Déclaration de diffusion musicale: La déclaration qui ouvre la redevance annuelle des droits d'auteur, calculée sur la surface et l'usage de la musique.

Règles

La vente d'alcool à un mineur est interdite et l'âge se vérifie au moindre doute : c'est le premier motif de fermeture administrative.

Une réduction sur les boissons alcoolisées s'accompagne d'une offre équivalente sur des boissons sans alcool.

Les prix sont affichés à l'extérieur comme à l'intérieur, et la différence entre comptoir et salle y figure clairement.

L'agent ne sert personne et n'engage aucune commande de boissons sans validation : il prépare, suit les stocks et alerte.

Spécificités

ticket: L'unité d'encaissement : beaucoup de petites sommes, ce qui fait de la caisse le premier poste à contrôler.
fût: L'unité d'achat et de rendement de la bière pression, dont le nombre de demis tirés se compare au théorique.
heure d'ouverture: L'unité qui structure les plannings et se heurte à l'heure de fermeture fixée par arrêté préfectoral.
Client au comptoir: Attend d'être servi vite, à un prix affiché, et remarque immédiatement un tarif de terrasse qui n'a pas été annoncé.
Fournisseur de boissons: Attend des commandes régulières et un accès au sous-sol pour livrer ; il entretient souvent le matériel de tirage.
Mairie et police municipale: Attendent une terrasse dans ses limites, des horaires respectés et pas de nuisance sonore répétée.
Équipe de salle: Attend des plannings donnés à l'avance et un décompte d'heures juste, y compris sur les fins de service qui débordent.; La journée a ses pics : le comptoir le matin, la brasserie à midi, l'apéritif en fin d'après-midi.; Les jeudis, vendredis et samedis soir font l'essentiel du chiffre d'affaires de la semaine.; Les terrasses vivent à la météo, et une belle semaine de printemps vaut un mois d'hiver.; Les horaires de fermeture sont fixés par arrêté et contrôlés : une dérogation se demande à l'avance, jamais le soir même.