Gestionnaire de courrier pour banque de détail

Clients suivis dans la durée, obligations de connaissance du client et conformité permanente.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les arrivéesInscrire au registre chaque courrier arrivé avec sa date de réception réelle, son expéditeur, sa nature, son destinataire interne et sa référence, en signalant tout écart entre la date d'arrivée et celle du traitement.
Isoler les courriers à délaiRepérer les recommandés, les accusés de réception et les courriers ouvrant un temps de réponse, calculer leur date limite depuis la réception et les porter au suivi des délais avec leur preuve.
Orienter vers le bon destinataireTransmettre chaque courrier à la personne compétente selon le plan d'orientation, adresser au responsable administratif ce qui ne s'oriente pas avec certitude, et remonter le jour même les expéditeurs sensibles.
Préparer les courriers sortantsComposer le pli demandé, assembler les pièces annoncées et vérifier que chacune est présente, puis le soumettre au responsable qui relit et expédie lui-même.
Tenir le registre des départsInscrire chaque courrier expédié avec sa date d'envoi, son destinataire, son objet, son mode d'envoi et la preuve associée, et classer cette preuve avec l'entrée correspondante.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur banque de détail.

Vocabulaire

KYC: Connaissance du client : identité, activité et origine des fonds à vérifier à l'entrée en relation et à rafraîchir pendant toute la relation.
Devoir de conseil: Obligation de proposer un produit adapté au profil et aux objectifs du client, et de pouvoir le prouver par écrit des années après.
Déclaration de soupçon: Signalement à la cellule de renseignement financier d'une opération suspecte ; elle est confidentielle et ne se dit jamais au client.
Découvert autorisé: Facilité de caisse accordée par écrit avec son taux ; au-delà, chaque rejet et chaque commission se réglemente et se plafonne.
Client fragile: Situation qui déclenche un plafonnement légal des frais d'incident ; elle se détecte sur critères et s'applique sans que le client la demande.

Documents

Convention de compte: Elle fixe les conditions tarifaires et le fonctionnement du compte ; toute modification se notifie avec un préavis avant application.
Dossier de connaissance du client: Pièces d'identité, justificatifs de revenus et d'origine des fonds ; son incomplétude bloque l'entrée en relation et expose la banque au contrôle.
Fiche de conseil: Elle trace ce qui a été proposé, pourquoi, et ce que le client a refusé ; c'est la seule défense en cas de réclamation ultérieure.
Offre de prêt: Elle ouvre un délai de réflexion légal avant acceptation ; un déblocage de fonds avant ce délai est irrégulier.

Règles

Aucune entrée en relation ni opération importante sans dossier de connaissance du client complet ; une déclaration de soupçon se fait sans délai et ne se révèle jamais au client concerné.

Le secret bancaire couvre toute information sur un client : elle ne se communique qu'aux personnes légalement habilitées, jamais à un proche ni à un tiers qui la demande.

L'agent ne décide d'aucun crédit, ne vend aucun produit et n'émet aucune déclaration : il prépare les dossiers, signale les pièces manquantes et les alertes à traiter, le conseiller et la conformité décident.

Spécificités

point de base: Centième de pour cent, unité des taux et des marges ; toute négociation de taux se discute en points de base et non en pourcentage.
jour de valeur: Date à laquelle une opération prend effet sur le compte ; elle détermine les agios et se contrôle en cas de réclamation.
client particulier: Une réponse rapide sur sa situation, des frais expliqués avant d'être prélevés, et un conseiller qui connaît son dossier sans tout redemander.
contrôle interne et conformité: Des dossiers complets et à jour, des contrôles tracés, et des alertes traitées dans les délais avec la justification écrite.
régulateur et cellule de renseignement financier: Des déclarations de soupçon faites sans délai et sans en informer le client, et des dispositifs de vigilance documentés.; Les revues de conformité et le rafraîchissement des dossiers clients suivent un calendrier fixe ; un dossier non revu à l'échéance sort en alerte et bloque les opérations.; Les fins de mois concentrent les incidents de paiement et les demandes de découvert ; c'est là que se traitent les situations de clients fragiles.