Agent de contrôle des factures pour bailleur social

Attributions encadrées par des commissions, loyers plafonnés et entretien d'un parc important.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Refaire le calcul de la factureReprendre quantités, prix unitaires, remises, sous-totaux et TVA ligne à ligne sans se fier au total présenté, et relever tout écart au centime.
Vérifier le prix contre le document en vigueurConfronter chaque prix au contrat, à l'accord tarifaire ou au tarif applicable à la date de livraison, et relever les hausses appliquées avant leur date d'effet.
Contrôler la TVA et les mentionsVérifier les taux par nature, la base soumise, les cas d'autoliquidation et la présence des mentions obligatoires, sans rien corriger sur la facture d'un tiers.
Documenter les écartsÉcrire pour chaque écart la ligne concernée, le montant attendu, le montant facturé, l'écart au centime et la pièce qui le prouve, en vue de l'échange avec le fournisseur.
Remettre les factures conformes au circuitRendre au circuit de paiement les factures reconnues conformes, accompagnées de la liste de ce qui a été vérifié, pour que le contrôle laisse une trace.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur bailleur social.

Vocabulaire

Commission d'attribution: Instance qui attribue les logements sur dossiers anonymisés ; aucune attribution ne se décide en dehors d'elle, quel qu'en soit le motif.
Plafond de ressources: Revenu maximal du ménage pour accéder au logement social selon le financement du logement ; il se vérifie à l'entrée et se réexamine ensuite.
Supplément de loyer de solidarité: Majoration appliquée au locataire dont les ressources dépassent les plafonds ; elle se calcule sur l'enquête annuelle et se notifie.
Enquête ressources: Recensement annuel obligatoire des revenus et de l'occupation des logements ; le défaut de réponse du locataire entraîne des conséquences prévues.
Numéro unique de demande: Identifiant national du demandeur de logement social, qui date son ancienneté ; il se conserve et ne se recrée pas.

Documents

Dossier de demande de logement: Pièces de ressources, de composition familiale et de situation ; il se présente anonymisé à la commission, qui statue sur critères.
Contrat de location: Il fixe le loyer plafonné, les charges et les obligations du locataire ; ses clauses ne se négocient pas au cas par cas.
Procès-verbal de commission d'attribution: Il motive chaque décision d'attribution ou de refus ; c'est la pièce qui protège le bailleur d'une accusation de favoritisme.
Quittance et régularisation de charges: Elles détaillent le loyer et les charges réelles ; la régularisation annuelle se justifie par les factures et non par un solde global.

Règles

Aucune attribution de logement ne se décide en dehors de la commission d'attribution statuant sur dossiers, et les critères de priorité légaux s'appliquent avant toute considération de gestion.

Les ressources et la composition du ménage ne se communiquent à personne en dehors des personnes habilitées, et l'enquête annuelle sert au calcul du supplément de loyer, à rien d'autre.

L'agent n'attribue aucun logement et n'engage aucun travaux : il prépare les dossiers de commission, relance les pièces d'enquête et suit les demandes d'intervention, la commission et le gestionnaire décident.

Spécificités

logement du parc: Unité de gestion du patrimoine : chaque logement porte son financement, son plafond de loyer et son historique d'occupation.
taux de vacance: Part des logements inoccupés ; au-delà de quelques pour cent, il signale une inadéquation du parc et pèse sur l'équilibre financier.
demandeur de logement: Savoir où en est sa demande et sur quels critères elle sera examinée, sans promesse d'attribution qui ne dépend pas du gestionnaire.
locataire du parc: Une intervention technique tenue dans le délai annoncé, une quittance lisible et une régularisation de charges justifiée facture à l'appui.
réservataire et collectivité: Le respect des contingents réservés, un rendu compte des attributions et un parc entretenu sur la durée plutôt que réparé dans l'urgence.; Les commissions d'attribution se tiennent à fréquence régulière et vident la file au rythme des libérations ; un dossier non complet le jour de la commission attend la suivante.; L'enquête ressources annuelle mobilise tout le service à date fixe, et ses résultats commandent les suppléments de loyer de l'année suivante.