Gestionnaire de comptes clients pour avocat

Dossiers à délais de procédure impératifs, secret professionnel absolu et honoraires à conventionner.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Instruire les ouvertures de compteChercher un compte existant sous toutes ses orthographes, réunir les conditions écrites et les pièces exigées, et laisser en attente tout compte incomplet en nommant ce qui manque.
Tenir le référentiel clientMaintenir coordonnées, contacts comptables et adresses de facturation, et signaler les doublons possibles sans jamais fusionner deux comptes.
Imputer acomptes, avoirs et règlements partielsRattacher chaque mouvement au compte et à la facture qu'il concerne, et laisser à affecter tout règlement dont l'objet n'est pas clair en interrogeant le client.
Envoyer les relevés de compteAdresser les relevés à la fréquence convenue après avoir vérifié que le compte est à jour des encaissements du jour.
Rapprocher un solde contestéComparer poste par poste ce que le client déclare et ce que le compte porte, et écrire les différences avec les numéros de facture des deux côtés.
Signaler les comptes à revoirRelever les comptes inactifs depuis longtemps, ceux dont les envois reviennent en erreur et ceux dont le contact comptable a changé sans enregistrement.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur avocat.

Secret professionnel: La protection absolue des échanges avec le client ; il ne se lève ni par accord ni par intérêt du dossier.
Conflit d'intérêts: L'impossibilité de défendre deux intérêts opposés ; il se vérifie avant d'ouvrir un dossier, pas après.
Convention d'honoraires: L'accord écrit sur le mode de rémunération, obligatoire et signé au début de la relation.
Délai de procédure: Les échéances impératives de chaque acte ; passé le délai, le droit est perdu et rien ne le rattrape.
Maniement de fonds: Les sommes reçues pour un client, qui transitent obligatoirement par la caisse de la profession.
Diligences: Le détail des actes accomplis, qui justifie les honoraires et se consigne au fur et à mesure.
Aide juridictionnelle: La prise en charge par l'État pour les clients éligibles, avec son barème et ses formalités propres.
Conclusions: L'écriture qui expose les demandes et les moyens ; sa date de dépôt suit le calendrier de procédure.

Convention d'honoraires signée: Elle fixe le mode de calcul et évite l'essentiel des litiges ; elle se signe avant de travailler.
Note de diligences: Elle détaille les actes accomplis et le temps passé, pièce de référence en cas de contestation d'honoraires.
Échéancier de procédure: Il porte tous les délais du dossier ; c'est l'outil qui empêche la faute professionnelle la plus grave.
Dossier de plaidoirie: Pièces numérotées et bordereau communiqué à la partie adverse, sans quoi une pièce est écartée des débats.

Le secret professionnel est absolu : aucune information sur un dossier ne sort du cabinet, même anonymisée, même à un proche du client.

Un conflit d'intérêts se vérifie avant toute ouverture de dossier et impose de se déporter, quelle que soit la valeur de l'affaire.

Aucun délai de procédure n'est laissé à la mémoire : il s'inscrit à l'échéancier le jour où il naît.

Les fonds reçus pour un client passent par la caisse de la profession, jamais par le compte du cabinet ni par un compte personnel.

Dossiers en cours: La charge réelle du cabinet, dont chacun porte ses propres délais à ne pas manquer.
Heures facturables: L'unité de facturation au temps passé, à consigner au jour le jour et non reconstituée.
Jours avant échéance: Le compte à rebours de chaque acte, seul indicateur qui prime sur tous les autres.
Le client: Il veut être rassuré et compris autant que défendu, et comprend mal que le délai prime sur sa disponibilité.
Le greffe de la juridiction: Il enregistre les actes et fixe les audiences ; ses exigences de forme font rejeter un dépôt tardif ou incomplet.
L'avocat adverse: Il communique les pièces et les écritures ; la relation confraternelle encadre les échanges par des règles précises.
Le bâtonnier et l'ordre: Ils tranchent les difficultés déontologiques et les contestations d'honoraires, et leur avis s'impose.; Les délais de procédure commandent tout : une audience ou une forclusion ne se déplace pas pour convenance du cabinet.; Les vacations judiciaires et les périodes de vacances déplacent les audiences et compriment les calendriers de rentrée.; L'urgence est structurelle : référés, gardes à vue et mesures conservatoires tombent sans prévenir sur un planning plein.