Agent de back-office pour auto-école, sur Google Workspace ou Microsoft 365

Des élèves suivis de l'inscription à l'ANTS jusqu'au permis, des leçons planifiées par enseignant et par véhicule, et des places d'examen comptées.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les dossiers entrantsInscrire dans la file chaque dossier reçu avec sa date d'arrivée, son service d'origine et l'objet demandé, avant tout traitement, pour qu'aucun dossier ne circule hors du suivi. Dans Google Workspace ou Microsoft 365.
Contrôler les pièces du dossierVérifier pour chaque dossier que les pièces attendues sont présentes, lisibles et au nom du bon tiers, et relever les informations contradictoires d'une pièce à l'autre sans les trancher. Dans Google Workspace ou Microsoft 365.
Saisir les dossiers completsReporter dans l'outil de gestion les données lues sur les pièces, sans jamais compléter de mémoire une case absente, et laisser en attente tout dossier auquel il manque une information. Dans Google Workspace ou Microsoft 365.
Émettre et suivre les rejetsÉcrire pour chaque dossier incomplet le manque constaté, la pièce en cause et le service destinataire, puis suivre le retour et relancer ce qui ne revient pas. Dans Google Workspace ou Microsoft 365.
Tenir les référentiels de tiersCréer les tiers absents à partir des pièces et signaler les doublons possibles en citant les deux fiches et ce qui les distingue, sans jamais fusionner ni modifier une fiche existante.
Rendre l'état de la fileDonner chaque soir les entrées, les dossiers traités, ceux en attente avec leur ancienneté et les rejets ouverts, en nommant tout dossier bloqué depuis plus de cinq jours ouvrés. Dans Google Workspace ou Microsoft 365.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur auto-école.

Numéro NEPH: Le numéro d'enregistrement préfectoral obtenu sur le site de l'ANTS, sans lequel aucun examen n'est possible.
Évaluation de départ: L'évaluation obligatoire qui fixe le volume d'heures prévisionnel inscrit au contrat de formation.
Livret d'apprentissage: Le document qui suit la progression de l'élève et ses heures de conduite, à présenter à l'examen.
Places d'examen: Les créneaux d'examen pratique attribués par la préfecture à l'auto-école selon son activité.
Conduite accompagnée: L'apprentissage anticipé avec un accompagnateur et des rendez-vous pédagogiques obligatoires.

Contrat de formation: Obligatoire, il fixe heures prévisionnelles, prix, modalités de paiement et conditions de résiliation.
Dossier de demande de permis: Pièces d'identité, photo et signature numérisées et attestations, déposés sur le site de l'ANTS.
Livret d'apprentissage: Il atteste les heures et la progression, et se présente le jour de l'examen pratique.
Convocation d'examen: Elle donne l'heure, le lieu et les pièces à apporter, et se transmet à l'élève sans délai.

Aucun élève ne se présente à l'examen sans l'avis favorable de son enseignant.

Le contrat de formation précède la première leçon et ne se modifie pas sans accord écrit.

Les pièces d'identité et les données des élèves ne servent qu'à leur dossier de permis.

Heure de conduite: L'unité de planification, de vente et de facturation des leçons pratiques.
Place d'examen: La ressource rare attribuée par la préfecture, qu'on donne à un élève prêt.
Les élèves et leurs parents: Ils veulent des leçons rapprochées, une date d'examen et un prix tenu.
L'ANTS et la préfecture: Elles instruisent les demandes de permis et attribuent les places d'examen.
Les inspecteurs du permis de conduire: Ils font passer l'épreuve pratique et attendent un candidat préparé et un dossier complet.
Les centres d'examen du code: Ils accueillent les candidats à l'épreuve théorique sur réservation.; Les inscriptions montent avant l'été et à la rentrée, avec l'afflux des jeunes de dix-sept et dix-huit ans.; Les places d'examen pratique arrivent chaque mois et se répartissent entre les élèves déclarés prêts.; Les leçons se planifient à la semaine, enseignant par enseignant et véhicule par véhicule.