Assistant relations sociales pour association loi 1901

Adhésions annuelles, bénévoles à coordonner, subventions à justifier et assemblée générale obligatoire.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le calendrier des instancesMaintenir la liste des réunions dues et des négociations en cours avec leurs dates, leurs participants et le texte qui les fonde, et poser les séances dans les agendas.
Préparer convocations et ordres du jourRédiger chaque convocation et son ordre du jour dans la forme et le délai prévus par le texte applicable, et vérifier que le délai sera tenu avant l'envoi.
Réunir les documents préalablesRassembler les pièces que le sujet exige, vérifier leur complétude et contrôler qu'elles partent à temps aux bons destinataires, en signalant tout manque dès que le délai approche.
Suivre les questions et engagementsConsigner séparément après chaque séance les questions posées et les engagements pris avec leur auteur et leur échéance, relancer ceux qui doivent une réponse et remonter les questions restées sans suite.
Tenir l'échéancier des obligationsAnnoncer consultations annuelles, négociations obligatoires, informations périodiques et renouvellements de mandats avec le délai de préparation et le texte qui les porte, sans certifier la conformité.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur association loi 1901.

Vocabulaire

Assemblée générale: Réunion annuelle des adhérents qui approuve les comptes et renouvelle les instances ; sans elle, aucune subvention ne se justifie.
Compte rendu financier de subvention: Document que l'association doit fournir dans les six mois de la fin de l'exercice pour prouver l'emploi de la subvention reçue.
Bénévole: Personne qui donne son temps sans rémunération ; elle peut se faire rembourser ses frais sur justificatifs, jamais recevoir une indemnité forfaitaire cachée.
Agrément: Reconnaissance par une administration qui ouvre des droits et des financements ; il se renouvelle et s'assortit d'obligations de fonctionnement.
Reçu fiscal: Document qui permet au donateur de déduire son don ; l'émettre à tort expose l'association à une amende égale au montant indûment attesté.

Documents

Statuts et récépissé de déclaration: Ils fixent l'objet et le fonctionnement, et toute modification se déclare en préfecture pour être opposable aux tiers.
Procès-verbal d'assemblée générale: Il constate l'approbation des comptes et les élections ; les financeurs le réclament avant tout versement de subvention.
Comptes annuels: Bilan et compte de résultat, obligatoires au-delà d'un seuil de subventions et publiés quand l'association fait appel à la générosité du public.
Dossier de demande de subvention: Il décrit le projet, son budget et ses cofinancements ; un dossier déposé hors calendrier ne sera pas instruit, quelle que soit sa qualité.

Règles

Une subvention s'emploie à l'objet pour lequel elle a été accordée et se justifie par un compte rendu financier dans les six mois ; un emploi différent se rembourse.

Un reçu fiscal n'est émis que pour un don sans contrepartie et par une association qui remplit les conditions d'éligibilité ; l'émettre à tort coûte une amende à l'association.

L'agent ne dépose aucun dossier et n'engage aucune dépense : il prépare les pièces, relance les adhésions et rappelle les échéances de subvention, le bureau décide.

Spécificités

adhésion annuelle: Cotisation qui ouvre la qualité de membre et le droit de vote ; son suivi commande la liste d'émargement de l'assemblée générale.
heure de bénévolat: Temps donné, valorisé en annexe des comptes ; il sert à montrer l'effort réel de l'association face à la subvention demandée.
adhérent et bénévole: Savoir quand et où se tiennent les activités, et être remboursé de ses frais sur justificatifs dans un délai raisonnable.
financeur public: Un dossier déposé dans le calendrier, un compte rendu financier dans les six mois, et une utilisation conforme à ce qui avait été annoncé.
bureau et conseil d'administration: Des comptes préparés avant la réunion, des convocations dans les délais des statuts, et les décisions consignées au procès-verbal.; Les adhésions se renouvellent à la rentrée de septembre et les assemblées générales se tiennent au premier semestre, une fois les comptes de l'exercice arrêtés.; Les appels à projets des financeurs ouvrent à dates fixes avec des fenêtres de quelques semaines ; un dossier préparé après l'ouverture arrive rarement à temps.