Agent de suivi candidats pour armement maritime et agence maritime, sur Microsoft 365

Navires suivis port après port sur une rotation publique, escales préparées par l'agence locale, combustible et frais d'escale qui pèsent sur chaque voyage.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir l'état de chaque candidatureMettre à jour pour chaque dossier son état, la date du dernier échange et la partie dont on attend l'action, en distinguant ce qui attend le candidat de ce qui attend l'entreprise. Dans Microsoft 365.
Remonter les dossiers en retardComparer chaque dossier aux délais fixés et faire remonter en tête ceux qui les dépassent, avec la relance ou la réponse manquante déjà rédigée en brouillon. Dans Microsoft 365.
Relancer les décisions non renduesPréparer la relance du manager qui n'a pas tranché, en nommant le candidat, la date de l'entretien et le nombre de jours écoulés, sans y ajouter de commentaire.
Préparer les réponses aux candidatsRédiger en brouillon les réponses positives et négatives dans la forme validée, courtes et sans motif inventé, en reprenant fidèlement celui donné par le recruteur lorsqu'il en fournit un.
Archiver et purger les dossiers closÀ la clôture d'un recrutement, signaler les candidatures à archiver et celles dont la durée de conservation est atteinte, et préparer leur suppression que le responsable exécute lui-même. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur armement maritime et agence maritime.

Vocabulaire

Nomination: Désignation par l'armateur de l'agence qui le représentera pendant l'escale : elle ouvre le dossier et engage la signature de l'agent.
Proforma d'escale: Estimation des frais d'escale envoyée à l'armateur avec une demande de provision, avant que l'agent n'avance les dépenses.
Relevé des faits: Chronologie signée de l'escale : avis de disponibilité, accostage, opérations, interruptions ; il sert au calcul des surestaries.
Fenêtre d'accostage: Créneau réservé chaque semaine auprès d'un terminal : un navire qui la manque attend un poste libre, parfois plus d'un jour.
Soutage: Avitaillement du navire en combustible, commandé selon la consommation prévue et la qualité exigée dans les zones traversées.
Rapport de midi: Message quotidien du bord : position, vitesse, consommation et stocks, qui permet de suivre la dérive d'un voyage.

Documents

Horaire de référence de la ligne: Rotation publique des ports et des jours d'escale, sur laquelle les chargeurs réservent et que les opérations doivent tenir.
Compte d'escale définitif: Rapproche les factures des prestataires de la proforma et solde la provision reçue de l'armateur.
Formulaires FAL et déclarations d'arrivée: Formalités normalisées remises aux autorités du port avant l'arrivée : équipage, cargaison, provisions, déchets, sûreté.
Commande de soutage: Fixe quantité, qualité de combustible, port, date et fournisseur ; elle engage une dépense importante et se valide.

Règles

L'agence n'avance aucun frais d'escale sans proforma acceptée et provision reçue de l'armateur.

Les heures du relevé des faits signé par le capitaine ne se modifient plus : elles servent au calcul des surestaries.

Une omission d'escale ou une inversion de ports se décide par le responsable de ligne, jamais par l'agence ni par le bord seul.

En zone de contrôle des émissions, le navire ne brûle que du combustible à très basse teneur en soufre.

Spécificités

Équivalent vingt pieds: Unité de capacité des porte-conteneurs et des volumes transportés : elle compare navires, lignes et taux de remplissage.
Tonne de combustible par jour: Mesure de la consommation d'un navire, qui varie fortement avec la vitesse et sert au calcul du coût et des quotas carbone.
Nœud: Vitesse du navire en milles marins par heure : quelques nœuds de plus rattrapent un retard au prix de beaucoup de combustible.
Le capitaine du navire: Attend de l'agence que tout soit prêt à l'arrivée : pilote, remorqueurs, poste à quai, formalités, avitaillement et relève d'équipage.
Le chargeur et le réceptionnaire: Veulent une heure d'arrivée fiable et tenue à jour, pour organiser l'enlèvement ou la livraison de leurs conteneurs.
La capitainerie du port: Exige les déclarations dans les délais et fixe pilotage, remorquage et poste à quai selon le navire et les conditions.
Le terminal portuaire: Attend l'heure d'arrivée, les listes de chargement et le respect de la fenêtre d'accostage réservée.; Une ligne régulière revient chaque semaine dans les mêmes ports : un retard non rattrapé décale toute la rotation et les correspondances.; Les formalités se déclarent un nombre d'heures fixé avant l'arrivée : informations de sûreté, déchets, marchandises dangereuses.; Les comptes d'escale se soldent dans les semaines qui suivent l'escale, une fois toutes les factures des prestataires reçues.