Agent de réservation pour armement maritime et agence maritime, sur Microsoft 365

Navires suivis port après port sur une rotation publique, escales préparées par l'agence locale, combustible et frais d'escale qui pèsent sur chaque voyage.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur armement maritime et agence maritime.

Vocabulaire

Nomination: Désignation par l'armateur de l'agence qui le représentera pendant l'escale : elle ouvre le dossier et engage la signature de l'agent.
Proforma d'escale: Estimation des frais d'escale envoyée à l'armateur avec une demande de provision, avant que l'agent n'avance les dépenses.
Relevé des faits: Chronologie signée de l'escale : avis de disponibilité, accostage, opérations, interruptions ; il sert au calcul des surestaries.
Fenêtre d'accostage: Créneau réservé chaque semaine auprès d'un terminal : un navire qui la manque attend un poste libre, parfois plus d'un jour.
Soutage: Avitaillement du navire en combustible, commandé selon la consommation prévue et la qualité exigée dans les zones traversées.
Rapport de midi: Message quotidien du bord : position, vitesse, consommation et stocks, qui permet de suivre la dérive d'un voyage.

Documents

Horaire de référence de la ligne: Rotation publique des ports et des jours d'escale, sur laquelle les chargeurs réservent et que les opérations doivent tenir.
Compte d'escale définitif: Rapproche les factures des prestataires de la proforma et solde la provision reçue de l'armateur.
Formulaires FAL et déclarations d'arrivée: Formalités normalisées remises aux autorités du port avant l'arrivée : équipage, cargaison, provisions, déchets, sûreté.
Commande de soutage: Fixe quantité, qualité de combustible, port, date et fournisseur ; elle engage une dépense importante et se valide.

Règles

L'agence n'avance aucun frais d'escale sans proforma acceptée et provision reçue de l'armateur.

Les heures du relevé des faits signé par le capitaine ne se modifient plus : elles servent au calcul des surestaries.

Une omission d'escale ou une inversion de ports se décide par le responsable de ligne, jamais par l'agence ni par le bord seul.

En zone de contrôle des émissions, le navire ne brûle que du combustible à très basse teneur en soufre.

Spécificités

Équivalent vingt pieds: Unité de capacité des porte-conteneurs et des volumes transportés : elle compare navires, lignes et taux de remplissage.
Tonne de combustible par jour: Mesure de la consommation d'un navire, qui varie fortement avec la vitesse et sert au calcul du coût et des quotas carbone.
Nœud: Vitesse du navire en milles marins par heure : quelques nœuds de plus rattrapent un retard au prix de beaucoup de combustible.
Le capitaine du navire: Attend de l'agence que tout soit prêt à l'arrivée : pilote, remorqueurs, poste à quai, formalités, avitaillement et relève d'équipage.
Le chargeur et le réceptionnaire: Veulent une heure d'arrivée fiable et tenue à jour, pour organiser l'enlèvement ou la livraison de leurs conteneurs.
La capitainerie du port: Exige les déclarations dans les délais et fixe pilotage, remorquage et poste à quai selon le navire et les conditions.
Le terminal portuaire: Attend l'heure d'arrivée, les listes de chargement et le respect de la fenêtre d'accostage réservée.; Une ligne régulière revient chaque semaine dans les mêmes ports : un retard non rattrapé décale toute la rotation et les correspondances.; Les formalités se déclarent un nombre d'heures fixé avant l'arrivée : informations de sûreté, déchets, marchandises dangereuses.; Les comptes d'escale se soldent dans les semaines qui suivent l'escale, une fois toutes les factures des prestataires reçues.