Agent de contrôle documentaire pour armement maritime et agence maritime, sur Microsoft 365

Navires suivis port après port sur une rotation publique, escales préparées par l'agence locale, combustible et frais d'escale qui pèsent sur chaque voyage.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle. Dans Microsoft 365.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif. Dans Microsoft 365.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle. Dans Microsoft 365.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur armement maritime et agence maritime.

Vocabulaire

Nomination: Désignation par l'armateur de l'agence qui le représentera pendant l'escale : elle ouvre le dossier et engage la signature de l'agent.
Proforma d'escale: Estimation des frais d'escale envoyée à l'armateur avec une demande de provision, avant que l'agent n'avance les dépenses.
Relevé des faits: Chronologie signée de l'escale : avis de disponibilité, accostage, opérations, interruptions ; il sert au calcul des surestaries.
Fenêtre d'accostage: Créneau réservé chaque semaine auprès d'un terminal : un navire qui la manque attend un poste libre, parfois plus d'un jour.
Soutage: Avitaillement du navire en combustible, commandé selon la consommation prévue et la qualité exigée dans les zones traversées.
Rapport de midi: Message quotidien du bord : position, vitesse, consommation et stocks, qui permet de suivre la dérive d'un voyage.

Documents

Horaire de référence de la ligne: Rotation publique des ports et des jours d'escale, sur laquelle les chargeurs réservent et que les opérations doivent tenir.
Compte d'escale définitif: Rapproche les factures des prestataires de la proforma et solde la provision reçue de l'armateur.
Formulaires FAL et déclarations d'arrivée: Formalités normalisées remises aux autorités du port avant l'arrivée : équipage, cargaison, provisions, déchets, sûreté.
Commande de soutage: Fixe quantité, qualité de combustible, port, date et fournisseur ; elle engage une dépense importante et se valide.

Règles

L'agence n'avance aucun frais d'escale sans proforma acceptée et provision reçue de l'armateur.

Les heures du relevé des faits signé par le capitaine ne se modifient plus : elles servent au calcul des surestaries.

Une omission d'escale ou une inversion de ports se décide par le responsable de ligne, jamais par l'agence ni par le bord seul.

En zone de contrôle des émissions, le navire ne brûle que du combustible à très basse teneur en soufre.

Spécificités

Équivalent vingt pieds: Unité de capacité des porte-conteneurs et des volumes transportés : elle compare navires, lignes et taux de remplissage.
Tonne de combustible par jour: Mesure de la consommation d'un navire, qui varie fortement avec la vitesse et sert au calcul du coût et des quotas carbone.
Nœud: Vitesse du navire en milles marins par heure : quelques nœuds de plus rattrapent un retard au prix de beaucoup de combustible.
Le capitaine du navire: Attend de l'agence que tout soit prêt à l'arrivée : pilote, remorqueurs, poste à quai, formalités, avitaillement et relève d'équipage.
Le chargeur et le réceptionnaire: Veulent une heure d'arrivée fiable et tenue à jour, pour organiser l'enlèvement ou la livraison de leurs conteneurs.
La capitainerie du port: Exige les déclarations dans les délais et fixe pilotage, remorquage et poste à quai selon le navire et les conditions.
Le terminal portuaire: Attend l'heure d'arrivée, les listes de chargement et le respect de la fenêtre d'accostage réservée.; Une ligne régulière revient chaque semaine dans les mêmes ports : un retard non rattrapé décale toute la rotation et les correspondances.; Les formalités se déclarent un nombre d'heures fixé avant l'arrivée : informations de sûreté, déchets, marchandises dangereuses.; Les comptes d'escale se soldent dans les semaines qui suivent l'escale, une fois toutes les factures des prestataires reçues.