Agent de traitement de formulaires pour aquaculture et conchyliculture

Cycles d'élevage longs en milieu naturel, classements sanitaires des zones et fermetures administratives possibles.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur aquaculture et conchyliculture.

Vocabulaire

Classement sanitaire de la zone: Le classement A, B ou C d'une zone de production, qui décide si les coquillages partent à la vente ou doivent passer en purification.
Purification: Le passage en bassin d'eau de mer filtrée avant expédition, obligatoire pour les coquillages issus d'une zone classée B.
Concession: L'autorisation d'exploiter un parc sur le domaine public maritime : elle se demande, se renouvelle et ne se cède pas librement.
Naissain: Les jeunes coquillages ou alevins mis en élevage : leur qualité et leur date de mise à l'eau fixent la récolte deux à trois ans plus tard.
Étiquette sanitaire: L'étiquette obligatoire de chaque lot expédié : numéro d'agrément, espèce, zone de production et date de conditionnement.
Fermeture administrative: La décision préfectorale qui interdit la vente d'une zone après une alerte toxines ou bactéries : elle tombe sans préavis.

Documents

Agrément sanitaire de l'établissement: Le numéro délivré par les services vétérinaires qui autorise l'expédition ou la purification ; il figure sur chaque étiquette.
Registre de production et d'expédition: Le relevé des lots mis à l'eau, récoltés et expédiés, qui permet de remonter d'une bourriche à un parc en quelques minutes.
Document d'enregistrement des mouvements: Le document qui accompagne tout transfert de coquillages entre zones ou entre exploitations, exigé à tout contrôle.
Bulletin d'analyse de l'eau et des chairs: Les résultats du réseau de surveillance et des autocontrôles, qui décident de l'ouverture ou de la fermeture de la vente.
Plan de maîtrise sanitaire: Le document qui décrit les bonnes pratiques, les autocontrôles et la conduite à tenir devant un résultat non conforme.

Règles

Dès qu'une zone est fermée par arrêté, les expéditions s'arrêtent le jour même et les lots déjà partis sont rappelés.

Aucun lot ne part sans son étiquette sanitaire complète : numéro d'agrément, espèce, zone et date de conditionnement.

Les coquillages d'une zone classée B passent en purification avant toute vente, sans raccourci sur la durée de bassin.

L'agent ne libère aucun lot et ne décide d'aucune reprise de vente : il suit les résultats, prépare les documents et alerte.

Spécificités

tonne de production: L'unité de suivi de la récolte annuelle par espèce et par parc, base des déclarations et des prévisions de vente.
bourriche: L'unité de conditionnement et de vente des coquillages, avec son poids et son calibre annoncés sur l'étiquette.
calibre: Le numéro qui classe les coquillages par taille : il décide du prix et du marché visé.
Services vétérinaires: Attendent des registres à jour, un plan de maîtrise sanitaire appliqué et l'arrêt immédiat des expéditions dès une fermeture de zone.
Mareyeur et grossiste: Attendent des calibres homogènes, des volumes tenus pendant les fêtes et des étiquettes conformes sur chaque bourriche.
Comité conchylicole régional: Attend les déclarations de production et relaie les alertes sanitaires comme les décisions administratives.
Client de vente directe: Attend un produit du jour, une origine dite clairement et une information immédiate si une zone vient d'être fermée.; Les cycles d'élevage durent deux à trois ans : ce qui se vend cet hiver a été mis à l'eau avant l'avant-dernière saison.; Les fêtes de fin d'année font la moitié des ventes, et tout le travail de l'automne sert à être prêt à ce moment précis.; Les marées commandent le travail sur l'estran : on sort quand la mer le permet, pas quand l'agenda l'arrangerait.; Les résultats du réseau de surveillance tombent régulièrement et peuvent fermer une zone du jour au lendemain.