Assistant administration du personnel pour aide et soins à domicile

Plannings au quart d'heure chez des dizaines de bénéficiaires, avec financements croisés à justifier.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Préparer les documents d'entrée et de sortieRemplir à partir des modèles validés contrats, avenants, attestations, certificats et soldes de tout compte avec les seules données validées, sans toucher aux clauses ni en ajouter.
Monter les déclarations obligatoiresPréparer dans leur délai les formalités dues à l'embauche, en cours de contrat et à la sortie, avec leurs pièces, et les remettre prêtes au responsable qui les transmet lui-même.
Tenir le registre unique du personnelPorter au registre chaque entrée et sortie avec les mentions exigées dans l'ordre prévu, et signaler tout mouvement qui n'y figure pas encore.
Surveiller les échéances contractuellesAnnoncer chaque fin de période d'essai, terme de contrat, renouvellement, visite médicale et fin de titre avec son délai d'action et le texte qui la porte, réannoncer à l'approche et signaler les dépassements.
Suivre les affiliations mutuelle et prévoyanceRéaliser les demandes d'affiliation à l'entrée, les radiations à la sortie et les changements de situation déclarés, en ne conservant que ce qui est nécessaire et aucune donnée de santé.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur aide et soins à domicile.

Vocabulaire

Plan d'aide: Nombre d'heures attribué par le département selon le degré de dépendance : il borne ce qui est financé, pas ce dont la personne a besoin.
Degré de dépendance: Classement qui ouvre les droits et fixe le montant de l'allocation : une réévaluation change tout le plan d'aide.
Télégestion: Pointage de l'arrivée et du départ au domicile : c'est lui qui fonde la facturation à l'heure réellement effectuée.
Reste à charge: Part payée par la personne après les financements : c'est le premier sujet des familles et la première cause d'arrêt d'une prise en charge.
Document individuel de prise en charge: Écrit remis à la personne, qui décrit les prestations, les horaires et les tarifs : il est obligatoire dès le début de l'intervention.
Projet personnalisé: Document qui décrit ce que la personne veut et ce qui est mis en place : il se réévalue et ne se recopie pas d'une année sur l'autre.

Documents

Document individuel de prise en charge: Remis et signé au démarrage : il décrit les prestations, les horaires, les tarifs et les conditions de modification.
Plan d'aide notifié: Notification du département qui fixe les heures financées : elle conditionne le planning et le reste à charge de la personne.
Relevés de télégestion: Horodatage des interventions réelles : ils fondent la facturation au financeur et se contrôlent, écart par écart.
Fiche de liaison au domicile: Laissée chez la personne et renseignée à chaque passage : elle fait le lien entre les intervenants, la famille et les soignants.

Règles

Les heures facturées sont celles réellement effectuées et pointées : facturer une intervention non réalisée est un indu, et parfois une fraude.

Le document individuel de prise en charge se remet et se signe au démarrage : il dit les tarifs et le reste à charge, avant la première facture.

Toute situation de maltraitance ou de danger constatée au domicile se signale sans délai : ce n'est pas un choix laissé à l'intervenant.

L'agent ne décide d'aucun soin et ne réévalue aucune dépendance : il construit le planning, suit les heures et alerte sur les échéances.

Spécificités

Heure d'intervention: Unité de planification et de facturation : elle se découpe parfois au quart d'heure, et le trajet entre deux domiciles n'y est pas.
Heures du plan d'aide: Volume mensuel financé : le dépasser crée un reste à charge que la famille découvre à la facture si rien n'a été dit.
Temps de trajet: Distance entre deux interventions : c'est le poste qui décide si un planning est tenable, et il n'est pas financé comme du soin.
La personne accompagnée: Tient à ses habitudes et à ses horaires : un changement d'intervenant non annoncé est vécu comme une intrusion, pas comme de l'organisation.
La famille ou l'aidant: Veut savoir ce qui s'est passé et ce que cela coûte : sans information régulière, elle appelle chaque jour ou finit par arrêter le service.
Le conseil départemental: Finance et contrôle : il vérifie la télégestion, les heures facturées et la qualité du service, et peut récupérer des sommes versées.
L'intervenant à domicile: Enchaîne des interventions courtes et éloignées : un planning qui ignore les trajets produit des retards et des départs de personnel.; Les interventions se concentrent au lever, au repas de midi et au coucher : trois pointes courtes où tout le monde est demandé en même temps.; Les week-ends et les jours fériés se couvrent par roulement : ce sont les créneaux les plus difficiles à pourvoir toute l'année.; Les réévaluations de plan d'aide arrivent à échéance : sans anticipation, la personne se retrouve avec des heures non financées.