Agent de traitement de formulaires pour agroalimentaire — transformation

Produits soumis à dates limites, lots traçables, plan de maîtrise sanitaire et contrôles de température permanents.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agroalimentaire — transformation.

Vocabulaire

Plan de maîtrise sanitaire: Le dossier qui décrit les bonnes pratiques, l'analyse des dangers et la traçabilité ; c'est lui que contrôle l'inspection.
HACCP: La méthode d'analyse des dangers et des points critiques, dont découlent les autocontrôles réellement faits en atelier.
Agrément sanitaire: L'autorisation d'exercer, propre à l'établissement, sans laquelle certains produits ne peuvent pas sortir du site.
Lot: Le regroupement de produits fabriqués dans les mêmes conditions : c'est l'unité de traçabilité et l'unité de rappel.
DLC et DDM: La date limite de consommation, impérative, et la date de durabilité minimale, indicative ; on ne les confond jamais.
Chaîne du froid: La continuité des températures de la réception à l'expédition, enregistrée et non pas supposée.
Autocontrôle: Le prélèvement ou la mesure prévus au plan, dont les résultats se conservent et se présentent au contrôle.
Retrait et rappel: Sortir un lot de la vente, puis le redemander aux consommateurs : deux niveaux distincts qui se décident vite.

Documents

Plan de maîtrise sanitaire: Le document de référence de l'établissement, demandé en premier lors d'une inspection et à tenir à jour en continu.
Fiche de lot: Elle relie matières premières, conditions de fabrication et destinataires ; c'est elle qui rend un rappel possible en heures.
Relevé de températures: Enregistré en réception, en fabrication et en stockage, il prouve la continuité du froid sur la période contrôlée.
Cahier des charges client: Il ajoute aux obligations réglementaires les exigences de l'enseigne, souvent plus strictes que la loi.

Règles

La traçabilité se tient dans les deux sens : savoir d'où vient chaque matière et à qui chaque lot est parti, sans délai de recherche.

Un lot douteux ne sort pas : il se bloque, et la décision de libérer appartient à la qualité, jamais au commerce ni à la production.

Une non-conformité pouvant présenter un risque s'annonce aux autorités compétentes sans attendre d'avoir tout compris.

Une date limite de consommation ne se prolonge jamais, ni sur l'étiquette ni dans les stocks, quelle que soit la valeur du lot.

Spécificités

Tonnes produites: Le volume de production, unité de pilotage de l'atelier et base des rendements matière.
Jours de DLC: La durée de vie du produit, qui commande la logistique, le réassort et la casse en fin de vie.
°C: La température relevée et enregistrée, qui décide de la conformité d'un lot bien avant son goût.
Les services vétérinaires: Ils contrôlent l'établissement et ses enregistrements, et peuvent suspendre l'agrément sur un manquement grave.
La centrale d'achat de l'enseigne: Elle impose cahier des charges, audits et pénalités de retard, et négocie sur des volumes annuels.
Le responsable qualité: Il tient le plan de maîtrise sanitaire et arbitre la libération d'un lot ; son avis prime sur l'urgence commerciale.
Le fournisseur de matière première: Il livre avec ses propres certificats ; une non-conformité amont remonte tout de suite dans la traçabilité.; La production tourne tôt le matin et souvent la nuit, pour que les commandes partent aux plateformes avant l'ouverture des magasins.; Les produits frais ne se stockent pas : ce qui n'est pas vendu dans sa date part en casse, et la prévision vaut de l'argent.; Les contrôles officiels et les audits d'enseigne tombent sans prévenir, et se jouent sur des enregistrements du mois passé.