Assistant opérations pour agent sportif, sur HubSpot CRM

Agents licenciés par une fédération qui mettent en rapport sportifs et clubs pour des contrats ou des transferts, sur mandat écrit et pour une rémunération plafonnée par le code du sport.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes. Dans HubSpot CRM.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges. Dans HubSpot CRM.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi. Dans HubSpot CRM.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine. Dans HubSpot CRM.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agent sportif.

Vocabulaire

Licence d'agent sportif: L'autorisation d'exercer délivrée par la fédération délégataire de la discipline, après examen.
Mandat: Le contrat écrit qui lie l'agent à la partie qu'il représente et désigne celle qui le rémunère.
Fenêtre de transfert: La période où les clubs peuvent enregistrer de nouveaux joueurs, en été et en hiver.
Fin de contrat: L'échéance d'un contrat de joueur, qui ouvre la possibilité d'un départ sans indemnité de transfert.
Liste de suivi: Les joueurs observés poste par poste par une cellule de recrutement ou une agence.
Droits à l'image: Les revenus de l'exploitation du nom et de l'image d'un sportif, négociés à part du contrat de travail.

Documents

Mandat écrit: Le mandat qui fixe la mission, la durée, la partie qui rémunère et le taux de l'agent.
Contrat de travail du sportif: Le contrat avec le club : durée, rémunération, primes et clauses, transmis à la fédération.
Dossier de présentation: Le parcours, les statistiques, les extraits vidéo et la situation contractuelle d'un joueur.
Rapport de match: L'évaluation écrite d'un joueur après un match observé, base de toute recommandation.

Règles

Aucune commission n'est préparée sans mandat écrit ni au-delà de 10 % du contrat.

Aucune rémunération de l'agent n'est préparée sur un contrat concernant un sportif mineur.

Aucune démarche auprès d'un club ou d'un média n'est faite sans l'accord du sportif et de l'agent.

L'agent IA ne négocie ni ne signe : il suit, prépare, compare et rédige.

Spécificités

pourcentage du contrat: L'unité de rémunération de l'agent, plafonnée à 10 % du montant du contrat conclu.
saison: L'unité de durée des contrats et du suivi des performances des joueurs.
match observé: L'unité d'évaluation d'un joueur, qui en demande plusieurs avant toute recommandation.
Sportifs représentés: Attendent des conseils de carrière loyaux, leur accord demandé à chaque démarche et des contrats lisibles.
Clubs: Attendent des propositions sérieuses, des informations exactes et un interlocuteur licencié.
Fédération: Attend la transmission des mandats et des contrats et le respect des règles de la profession.
Juristes et avocats: Attendent les contrats et offres à vérifier avant toute signature.; Les besoins des clubs se cartographient des mois avant chaque fenêtre de transfert.; Les rapports de match se rédigent dans la semaine qui suit l'observation.; Les mandats et les fins de contrat se suivent chaque mois pour anticiper les échéances.