Assistant administratif pour agence web et digitale

Projets au forfait avec périmètre qui glisse, plus des contrats de maintenance récurrents.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le registre des obligationsAlimenter le registre des dossiers à rendre depuis les courriers reçus et les échéances récurrentes connues, en notant pour chacun l'organisme, la date limite, les pièces attendues et l'état d'avancement.
Remplir les formulaires depuis les pièces existantesCompléter chaque formulaire en cours uniquement avec des informations tirées des pièces de référence de l'entreprise, en laissant vides les champs sans source et en les listant comme pièces manquantes.
Réclamer les pièces manquantesPréparer en brouillon la demande de chaque pièce absente à la personne ou à l'organisme capable de la fournir, en nommant le dossier concerné, et relancer une fois par semaine tant que l'échéance n'est pas atteinte.
Soumettre les dossiers completsPrésenter au responsable chaque dossier dont toutes les pièces sont réunies, avec la liste de son contenu et la date à laquelle il doit partir, pour qu'il le relise et l'envoie lui-même.
Annoncer les échéances des trente joursRendre chaque semaine la liste des obligations arrivant à terme dans les trente jours, classée par date, en indiquant pour chacune l'état du dossier et ce qui empêche encore de l'envoyer.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence web et digitale.

Cahier des charges: Le document qui fixe le périmètre livré : ce qui n'y figure pas fera l'objet d'un avenant, ou d'un conflit.
Périmètre qui glisse: L'ajout de demandes hors du cadre initial, qui mange la marge sans changer le prix si personne ne l'arrête.
Maquette validée: La représentation approuvée avant développement : elle évite de refaire, et sa validation se date et se conserve.
Recette: La phase où le client teste et valide ce qui a été livré ; sans recette signée, la mise en ligne se fait à ses risques.
Tierce maintenance applicative: Le contrat récurrent d'entretien du site après livraison : c'est lui qui stabilise le chiffre d'affaires de l'agence.
Accessibilité numérique: L'obligation de rendre le service utilisable par tous, exigée des sites publics et de plus en plus d'entreprises privées.

Proposition commerciale: Le document qui chiffre les lots, les hypothèses et ce qui n'est pas compris ; il sert de référence à toute demande hors périmètre.
Procès-verbal de recette: L'écrit signé par le client qui acte ce qui est conforme et ce qui reste à corriger, avec les délais de reprise.
Contrat de maintenance: L'accord récurrent qui dit les mises à jour, les temps de réponse, les sauvegardes et ce qui se facture en plus.
Cession de droits sur les créations: La clause qui transfère au client les droits sur les visuels et le code, avec son étendue, sa durée et son territoire.
Registre des traitements de données: Le document qui liste ce que collectent les sites livrés, obligatoire dès que des données personnelles sont traitées.

Toute demande hors du cahier des charges donne lieu à un avenant chiffré avant d'être réalisée.

La cession des droits sur les créations est écrite : étendue, durée et territoire, sinon le client n'a rien acquis.

Les sites livrés respectent les règles sur les cookies et le consentement dès la mise en ligne, pas après une mise en demeure.

L'agent ne met rien en ligne et ne valide aucune recette : il prépare, relance les validations et documente les écarts.

jour-homme: L'unité de chiffrage et de suivi : les projets se vendent en jours, et la marge se mesure en jours consommés.
lot: Le découpage du projet en ensembles livrables, chacun avec son prix, sa date et sa recette.
ticket de maintenance: L'unité de suivi du contrat récurrent, avec son délai de prise en charge et son décompte d'heures.
Client commanditaire: Attend une date de mise en ligne tenue et un interlocuteur unique ; il juge sur ce qu'il voit, pas sur le code.
Équipe de développement: Attend des spécifications stables et des validations à date : une maquette changée en cours de route coûte deux fois.
Hébergeur: Attend des demandes techniques précises et des fenêtres de maintenance annoncées suffisamment à l'avance.
Prestataire graphique ou rédactionnel: Attend un brief écrit et des retours groupés, pas des corrections au fil de l'eau pendant une semaine.; Les projets se vendent au forfait mais se consomment en jours : l'écart se voit à mi-parcours, ou jamais.; Les mises en ligne évitent les vendredis et les veilles de vacances, parce que personne ne corrige un incident le samedi.; Les contrats de maintenance se renouvellent à date anniversaire et se renégocient avant, pas après.; Les campagnes des clients se concentrent sur la rentrée et la fin d'année, et les demandes urgentes suivent le même calendrier.