Reporting RH pour agence immobilière — transaction

Mandats à durée limitée, commission au succès, et diagnostics obligatoires à réunir avant la vente.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Vérifier l'état des sourcesContrôler avant chaque production que chaque source est arrêtée, à quelle date et sur quel périmètre, et consigner ce qui manque pour le dire dans l'état plutôt que de le taire.
Produire le tableau de bord mensuelSortir à la date prévue les indicateurs convenus dans le format attendu, en portant sur chacun sa méthode, sa période et sa date d'arrêté, et en nommant les données manquantes.
Préparer les états obligatoiresCalculer chaque état réglementaire selon sa méthode officielle citée, sans variante, et signaler au responsable les cas de l'entreprise que la méthode ne couvre pas.
Décliner les états par destinataireAdapter la présentation à chaque destinataire sans toucher aux chiffres, et refuser en l'expliquant toute mise en forme qui ferait dire autre chose à une donnée.
Tenir le calendrier des états dusAnnoncer avant chaque échéance les états à produire et les données à demander en amont à leurs détenteurs, pour que la préparation ne commence pas la veille de la remise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence immobilière — transaction.

Vocabulaire

Mandat: Contrat qui autorise l'agence à vendre un bien ; sans mandat écrit numéroté au registre, aucune commission n'est due, même si la vente se fait.
Mandat exclusif: Mandat qui réserve la vente à une seule agence pour une durée irrévocable ; il justifie l'effort de commercialisation et se négocie sur la durée.
Compromis de vente: Avant-contrat qui engage les deux parties sous conditions suspensives, principalement l'obtention du prêt par l'acquéreur.
DDT: Dossier de diagnostics techniques : amiante, plomb, électricité, performance énergétique ; il doit être complet à la signature du compromis.
Carte professionnelle: Habilitation préfectorale de l'agent immobilier, avec garantie financière et assurance ; son absence rend l'activité illégale.

Documents

Mandat de vente numéroté: Inscrit au registre des mandats dans l'ordre chronologique et sans trou, il conditionne le droit à commission et se contrôle.
Dossier de diagnostics techniques: Il rassemble les diagnostics obligatoires selon l'âge et la nature du bien, et son incomplétude bloque la signature chez le notaire.
Compromis de vente: Il fixe le prix, les conditions suspensives et la date d'acte ; le délai de rétractation de l'acquéreur court à partir de sa notification.
Bon de visite: Il prouve que l'agence a présenté le bien à cet acquéreur, seule pièce opposable quand la vente se conclut ensuite sans elle.

Règles

Aucune visite ni négociation sans mandat écrit inscrit au registre, et aucune somme ne se reçoit du client en dehors du cadre de la garantie financière de l'agence.

Le dossier de diagnostics est remis à l'acquéreur avant la signature du compromis ; un diagnostic périmé ou manquant à cette date engage la responsabilité de l'agence.

L'agent ne fixe aucun prix, ne transmet aucune offre et ne signe rien : il prépare les dossiers, relance les pièces manquantes et suit les délais, le titulaire de la carte décide.

Spécificités

pourcentage d'honoraires: Commission calculée sur le prix de vente, affichée en vitrine et sur les annonces, et due au succès seulement.
mètre carré loi Carrez: Surface privative mesurée selon la loi, obligatoire pour un lot de copropriété ; une erreur de plus de cinq pour cent ouvre une action en réduction du prix.
vendeur mandant: Un prix argumenté par des références réelles, un compte rendu régulier des visites, et une offre transmise telle qu'elle a été reçue.
acquéreur: Un bien conforme à l'annonce, des diagnostics remis avant l'offre, et une réponse claire sur les charges et les travaux votés.
notaire: Un dossier complet le plus tôt possible : mandat, diagnostics, état daté et pièces d'état civil, faute de quoi l'acte glisse de semaine en semaine.; Le marché repart en mars et retombe en août : un mandat signé en juin doit être commercialisé avant les vacances, sinon il dort jusqu'à septembre.; Entre le compromis et l'acte authentique, il s'écoule deux à trois mois pendant lesquels le financement de l'acquéreur se joue ; c'est là que les dossiers se perdent.