Gestionnaire des dépenses pour agence immobilière — transaction

Mandats à durée limitée, commission au succès, et diagnostics obligatoires à réunir avant la vente.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer et instruire les demandes d'achatÀ chaque demande reçue, l'enregistre, vérifie politique et budget restant de la catégorie, prépare la fiche d'approbation avec un avis factuel et la soumet à l'approbateur désigné.
Rapprocher les relevés de cartes d'entrepriseÀ chaque relevé déposé, rapproche chaque ligne d'un justificatif, pointe les lignes sans pièce ou hors politique, repère les doublons avec factures et notes de frais et prépare les demandes aux porteurs.
Tenir le registre des abonnements et prévenir des renouvellementsChaque matin, met à jour le registre des contrats récurrents à partir des contrats et des prélèvements observés, prévient avant la fin de chaque préavis et signale les abonnements en double ou sans usage connu.
Suivre la consommation du budgetChaque jour, met à jour par catégorie et par service le budget, l'engagé, le facturé et le restant, alerte à l'approche du seuil et liste les engagements sans facture au-delà du délai.
Produire le tableau de bord mensuel des dépensesLe premier jour ouvré du mois, produit le tableau de bord : dix plus gros postes, écarts au budget par catégorie et service, abonnements à renouveler, anomalies et doublons, tendance sur douze mois.
Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les demandes traitées et en attente, les alertes budget et les renouvellements proches, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence immobilière — transaction.

Vocabulaire

Mandat: Contrat qui autorise l'agence à vendre un bien ; sans mandat écrit numéroté au registre, aucune commission n'est due, même si la vente se fait.
Mandat exclusif: Mandat qui réserve la vente à une seule agence pour une durée irrévocable ; il justifie l'effort de commercialisation et se négocie sur la durée.
Compromis de vente: Avant-contrat qui engage les deux parties sous conditions suspensives, principalement l'obtention du prêt par l'acquéreur.
DDT: Dossier de diagnostics techniques : amiante, plomb, électricité, performance énergétique ; il doit être complet à la signature du compromis.
Carte professionnelle: Habilitation préfectorale de l'agent immobilier, avec garantie financière et assurance ; son absence rend l'activité illégale.

Documents

Mandat de vente numéroté: Inscrit au registre des mandats dans l'ordre chronologique et sans trou, il conditionne le droit à commission et se contrôle.
Dossier de diagnostics techniques: Il rassemble les diagnostics obligatoires selon l'âge et la nature du bien, et son incomplétude bloque la signature chez le notaire.
Compromis de vente: Il fixe le prix, les conditions suspensives et la date d'acte ; le délai de rétractation de l'acquéreur court à partir de sa notification.
Bon de visite: Il prouve que l'agence a présenté le bien à cet acquéreur, seule pièce opposable quand la vente se conclut ensuite sans elle.

Règles

Aucune visite ni négociation sans mandat écrit inscrit au registre, et aucune somme ne se reçoit du client en dehors du cadre de la garantie financière de l'agence.

Le dossier de diagnostics est remis à l'acquéreur avant la signature du compromis ; un diagnostic périmé ou manquant à cette date engage la responsabilité de l'agence.

L'agent ne fixe aucun prix, ne transmet aucune offre et ne signe rien : il prépare les dossiers, relance les pièces manquantes et suit les délais, le titulaire de la carte décide.

Spécificités

pourcentage d'honoraires: Commission calculée sur le prix de vente, affichée en vitrine et sur les annonces, et due au succès seulement.
mètre carré loi Carrez: Surface privative mesurée selon la loi, obligatoire pour un lot de copropriété ; une erreur de plus de cinq pour cent ouvre une action en réduction du prix.
vendeur mandant: Un prix argumenté par des références réelles, un compte rendu régulier des visites, et une offre transmise telle qu'elle a été reçue.
acquéreur: Un bien conforme à l'annonce, des diagnostics remis avant l'offre, et une réponse claire sur les charges et les travaux votés.
notaire: Un dossier complet le plus tôt possible : mandat, diagnostics, état daté et pièces d'état civil, faute de quoi l'acte glisse de semaine en semaine.; Le marché repart en mars et retombe en août : un mandat signé en juin doit être commercialisé avant les vacances, sinon il dort jusqu'à septembre.; Entre le compromis et l'acte authentique, il s'écoule deux à trois mois pendant lesquels le financement de l'acquéreur se joue ; c'est là que les dossiers se perdent.