Gestionnaire des dépenses pour agence de voyage

Garantie financière obligatoire, acomptes encaissés longtemps avant le départ et annulations à arbitrer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer et instruire les demandes d'achatÀ chaque demande reçue, l'enregistre, vérifie politique et budget restant de la catégorie, prépare la fiche d'approbation avec un avis factuel et la soumet à l'approbateur désigné.
Rapprocher les relevés de cartes d'entrepriseÀ chaque relevé déposé, rapproche chaque ligne d'un justificatif, pointe les lignes sans pièce ou hors politique, repère les doublons avec factures et notes de frais et prépare les demandes aux porteurs.
Tenir le registre des abonnements et prévenir des renouvellementsChaque matin, met à jour le registre des contrats récurrents à partir des contrats et des prélèvements observés, prévient avant la fin de chaque préavis et signale les abonnements en double ou sans usage connu.
Suivre la consommation du budgetChaque jour, met à jour par catégorie et par service le budget, l'engagé, le facturé et le restant, alerte à l'approche du seuil et liste les engagements sans facture au-delà du délai.
Produire le tableau de bord mensuel des dépensesLe premier jour ouvré du mois, produit le tableau de bord : dix plus gros postes, écarts au budget par catégorie et service, abonnements à renouveler, anomalies et doublons, tendance sur douze mois.
Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les demandes traitées et en attente, les alertes budget et les renouvellements proches, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de voyage.

Immatriculation d'opérateur de voyages: L'inscription obligatoire pour vendre des voyages, qui suppose garantie financière et assurance de responsabilité civile professionnelle.
Garantie financière: La caution qui rembourse les clients si l'agence dépose le bilan : elle est obligatoire et son montant se révise chaque année.
Forfait touristique: La combinaison d'au moins deux prestations vendue à un prix global : elle engage l'agence sur la totalité du voyage.
Responsabilité de plein droit: L'agence répond de la bonne exécution du voyage même quand la défaillance vient d'un prestataire sur place.
Acompte: La somme encaissée à la réservation, parfois un an avant le départ : c'est de la trésorerie qui n'est pas encore gagnée.
Circonstances exceptionnelles: Le cas qui ouvre au client une annulation sans frais avant le départ, apprécié destination par destination.

Contrat de voyage: L'écrit qui décrit les prestations, les prix, les modalités d'annulation et les recours, remis avant l'engagement du client.
Attestation de garantie financière: Le document du garant, à jour et affiché, qui conditionne le droit d'exercer et rassure le client.
Information précontractuelle standardisée: Le formulaire obligatoire qui dit au client s'il achète un forfait et quels droits il en tire.
Police de responsabilité civile professionnelle: La couverture obligatoire de l'agence, dont l'attestation se fournit à l'immatriculation puis à chaque renouvellement.
Bon d'échange prestataire: Le document remis au client pour l'hôtel, le transfert ou l'excursion : il prouve ce qui est payé et réservé.

Aucune vente de voyage sans immatriculation à jour et sans garantie financière en cours de validité.

L'information précontractuelle est remise avant l'engagement du client, jamais glissée dans la facture.

L'agence répond de la bonne exécution du voyage devant son client, même quand la défaillance vient d'un prestataire.

L'agent ne confirme aucune réservation et n'encaisse aucun acompte sans validation : il prépare, compare et relance.

dossier: L'unité de travail et de facturation : un client, un voyage, toutes les prestations qui s'y rattachent.
marge par dossier: La différence entre le prix vendu et le coût des prestataires : elle se calcule avant confirmation, pas après.
acompte encaissé: L'unité de suivi de la trésorerie, à distinguer du chiffre d'affaires tant que le voyage n'est pas parti.
Voyageur: Attend un devis clair, une réponse pendant son voyage et une agence joignable quand un vol est annulé à l'étranger.
Tour-opérateur et prestataire: Attendent des noms, des effectifs et des règlements aux échéances du contrat, sous peine d'annulation des réservations.
Garant financier: Attend les comptes annuels et un encours d'acomptes cohérent avec le montant qu'il garantit.
Compagnie aérienne: Attend des dossiers émis dans les délais d'émission, faute de quoi les places tombent sans préavis.; Les réservations de l'été se prennent dès janvier, et les acomptes dorment des mois avant le départ.; Les départs se concentrent sur les vacances scolaires et les ponts, avec des urgences qui tombent le week-end.; Une grève, une météo ou une alerte sanitaire change un programme en quelques heures et mobilise toute l'agence.; Le renouvellement de la garantie financière et de l'immatriculation revient chaque année à date fixe.