Analyste de trésorerie pour agence de voyage

Garantie financière obligatoire, acomptes encaissés longtemps avant le départ et annulations à arbitrer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Analyser le besoin en fonds de roulement et les délaisÀ chaque balance mensuelle déposée, calcule le besoin en fonds de roulement et ses composantes en valeur et en jours, mesure les délais réels clients et fournisseurs, chiffre le coût d'un jour de délai et explique les variations.
Décomposer les flux de trésorerie de la périodeChaque mois, décompose la variation de trésorerie en flux d'exploitation, d'investissement et de financement à partir des balances et des relevés, et met la série à jour sur vingt-quatre mois.
Construire les scénarios à douze moisSur demande ou à chaque mise à jour des hypothèses, construit les scénarios tendanciel, prudent, croissance et choc, identifie le point bas de chacun avec sa date et sa cause, et liste les hypothèses avec leur source.
Chiffrer les leviers structurelsPour le scénario de référence choisi par l'utilisateur, chiffre l'effet sur le point bas de chaque levier (délai clients, acomptes, conditions fournisseurs, calendrier d'investissement, ligne de crédit, mobilisation de créances, prêt) avec conditions et limites connues.
Préparer le plan de financement et le dossier bancaireSur demande, construit le tableau emplois-ressources et assemble le dossier de présentation (activité, chiffres clés, trésorerie historique et prévisionnelle, besoin, remboursement, garanties évoquées) à valider avant toute transmission.
Suivre les ratios regardés par les prêteursChaque mois, calcule les ratios d'endettement, de couverture des échéances et d'autonomie financière avec leur définition, les compare aux engagements pris envers les prêteurs si l'utilisateur les a fournis, et signale toute approche d'une limite.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de voyage.

Vocabulaire

Immatriculation d'opérateur de voyages: L'inscription obligatoire pour vendre des voyages, qui suppose garantie financière et assurance de responsabilité civile professionnelle.
Garantie financière: La caution qui rembourse les clients si l'agence dépose le bilan : elle est obligatoire et son montant se révise chaque année.
Forfait touristique: La combinaison d'au moins deux prestations vendue à un prix global : elle engage l'agence sur la totalité du voyage.
Responsabilité de plein droit: L'agence répond de la bonne exécution du voyage même quand la défaillance vient d'un prestataire sur place.
Acompte: La somme encaissée à la réservation, parfois un an avant le départ : c'est de la trésorerie qui n'est pas encore gagnée.
Circonstances exceptionnelles: Le cas qui ouvre au client une annulation sans frais avant le départ, apprécié destination par destination.

Documents

Contrat de voyage: L'écrit qui décrit les prestations, les prix, les modalités d'annulation et les recours, remis avant l'engagement du client.
Attestation de garantie financière: Le document du garant, à jour et affiché, qui conditionne le droit d'exercer et rassure le client.
Information précontractuelle standardisée: Le formulaire obligatoire qui dit au client s'il achète un forfait et quels droits il en tire.
Police de responsabilité civile professionnelle: La couverture obligatoire de l'agence, dont l'attestation se fournit à l'immatriculation puis à chaque renouvellement.
Bon d'échange prestataire: Le document remis au client pour l'hôtel, le transfert ou l'excursion : il prouve ce qui est payé et réservé.

Règles

Aucune vente de voyage sans immatriculation à jour et sans garantie financière en cours de validité.

L'information précontractuelle est remise avant l'engagement du client, jamais glissée dans la facture.

L'agence répond de la bonne exécution du voyage devant son client, même quand la défaillance vient d'un prestataire.

L'agent ne confirme aucune réservation et n'encaisse aucun acompte sans validation : il prépare, compare et relance.

Spécificités

dossier: L'unité de travail et de facturation : un client, un voyage, toutes les prestations qui s'y rattachent.
marge par dossier: La différence entre le prix vendu et le coût des prestataires : elle se calcule avant confirmation, pas après.
acompte encaissé: L'unité de suivi de la trésorerie, à distinguer du chiffre d'affaires tant que le voyage n'est pas parti.
Voyageur: Attend un devis clair, une réponse pendant son voyage et une agence joignable quand un vol est annulé à l'étranger.
Tour-opérateur et prestataire: Attendent des noms, des effectifs et des règlements aux échéances du contrat, sous peine d'annulation des réservations.
Garant financier: Attend les comptes annuels et un encours d'acomptes cohérent avec le montant qu'il garantit.
Compagnie aérienne: Attend des dossiers émis dans les délais d'émission, faute de quoi les places tombent sans préavis.; Les réservations de l'été se prennent dès janvier, et les acomptes dorment des mois avant le départ.; Les départs se concentrent sur les vacances scolaires et les ponts, avec des urgences qui tombent le week-end.; Une grève, une météo ou une alerte sanitaire change un programme en quelques heures et mobilise toute l'agence.; Le renouvellement de la garantie financière et de l'immatriculation revient chaque année à date fixe.