Assistant administration des ventes pour agence de publicité et régie

Espaces vendus par emplacement et par période, avec des contrats de mandat encadrés par la loi.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir la définition des étapesMaintenir par écrit ce qui doit être vrai pour qu'une affaire entre et avance dans chaque étape.
Contrôler la conformité des affairesComparer chaque affaire en cours à la définition de son étape et lister celles qui divergent.
Repérer les affaires sans suiteLister les affaires sans prochaine action, à date de clôture dépassée ou sans montant renseigné.
Signaler les écarts aux commerciauxEnvoyer à chacun la liste de ses affaires à mettre à jour, avec ce qui manque précisément.
Produire les états du pipelineExtraire depuis l'outil les volumes par étape et par commercial, avec la date d'extraction.
Documenter l'écart de prévisionnelÉcrire la différence entre le prévisionnel annoncé et le pipeline constaté, et d'où elle vient.
Suivre la qualité des donnéesMesurer les champs manquants, les doublons et les comptes sans propriétaire, et suivre leur évolution.
Préparer la revue de pipelineAssembler états, écarts et points d'attention pour la réunion, sans arbitrer les affaires.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de publicité et régie.

Mandat: L'écrit par lequel l'annonceur confie l'achat d'espace ; il est obligatoire et encadre toute la relation.
Facturation directe: La règle selon laquelle le support facture l'annonceur, l'intermédiaire étant rémunéré séparément.
Plan média: La répartition du budget entre supports et périodes, qui engage l'agence sur une audience attendue.
Emplacement: La position vendue sur un support, dont la valeur change complètement selon sa visibilité.
Période de diffusion: La fenêtre achetée, dont les bornes sont contractuelles et ne se décalent pas sans avenant.
Taux d'occupation: La part des espaces vendus sur une période, indicateur central pour une régie.
Bilan de campagne: Le document qui compare ce qui était prévu à ce qui a été diffusé et mesuré.
Justificatif de diffusion: La preuve que l'annonce a bien paru ou été diffusée, à réunir pour chaque support acheté.

Mandat d'achat d'espace: Écrit et signé par l'annonceur, il est la condition légale de toute intervention sur son budget média.
Bon de commande d'espace: Il fixe support, emplacement, période et prix, et engage les deux parties sur des bornes précises.
Justificatifs de diffusion: Parutions, captures ou relevés qui prouvent la diffusion, et sans lesquels un support ne se règle pas.
Bilan de campagne chiffré: Il rapproche prévisions et réalisations, et fonde la négociation de la campagne suivante.

Aucun achat d'espace n'est engagé sans mandat écrit de l'annonceur, quelle que soit l'ancienneté de la relation.

Les conditions obtenues auprès des supports se rendent transparentes à l'annonceur, comme la loi l'impose.

Un espace ne se facture qu'avec son justificatif de diffusion : sans preuve de parution, il n'y a rien à régler.

Une audience annoncée s'appuie sur une source de mesure reconnue, jamais sur une estimation interne présentée comme un chiffre.

Espaces vendus: L'unité d'activité de la régie, à laquelle s'attachent emplacement et période.
Taux d'occupation: La part d'inventaire vendue, qui décide directement du résultat d'une régie.
Coût pour mille contacts: L'indicateur de comparaison entre supports, que tout annonceur demande avant d'arbitrer.
L'annonceur: Il veut de la visibilité au meilleur prix et compare des offres difficilement comparables entre elles.
L'agence média de l'annonceur: Elle négocie pour plusieurs clients et détient un pouvoir de négociation supérieur à chacun d'eux.
Le support ou le média: Il détient l'inventaire, fixe ses tarifs de référence et gère ses propres invendus.
Le service de contrôle de la diffusion: Il atteste les audiences et les parutions, référence commune quand un chiffre est contesté.; L'inventaire est périssable : un espace non vendu à sa date ne se rattrape jamais, contrairement à un stock de produits.; Les campagnes de fin d'année et de rentrée saturent l'inventaire, et le reste de l'année se brade.; Les achats se réservent longtemps à l'avance sur les emplacements les plus demandés, parfois une année entière.