Assistant contrôle de gestion pour agence de publicité et régie

Espaces vendus par emplacement et par période, avec des contrats de mandat encadrés par la loi.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ventiler les charges par centreRépartir les charges de la période selon les clés en vigueur et signaler avec leur montant celles qui ne relèvent d'aucune clé existante.
Comparer le réel au prévuConfronter chaque poste au budget, au même mois de l'exercice précédent et au cumul, et retenir les écarts dépassant le seuil en valeur et en pourcentage.
Chercher la cause dans les écrituresRemonter aux pièces, montants et fournisseurs qui expliquent chaque écart retenu, et écrire la cause avec ses références ou dire qu'elle n'a pas été trouvée.
Classer en décalage ou en dériveDistinguer les dépenses prévues qui arrivent à contretemps de celles qui n'étaient pas prévues et vont continuer, et chiffrer l'effet des dérives sur la fin d'exercice.
Tenir les indicateurs d'activitéRelever volumes, heures, dossiers et effectifs de la période et rapporter les charges à ces indicateurs quand cela éclaire un écart.
Rendre l'analyse par centrePrésenter par centre les écarts retenus, leur cause, leur classement en décalage ou dérive, et l'effet attendu des dérives sur la fin d'exercice.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de publicité et régie.

Mandat: L'écrit par lequel l'annonceur confie l'achat d'espace ; il est obligatoire et encadre toute la relation.
Facturation directe: La règle selon laquelle le support facture l'annonceur, l'intermédiaire étant rémunéré séparément.
Plan média: La répartition du budget entre supports et périodes, qui engage l'agence sur une audience attendue.
Emplacement: La position vendue sur un support, dont la valeur change complètement selon sa visibilité.
Période de diffusion: La fenêtre achetée, dont les bornes sont contractuelles et ne se décalent pas sans avenant.
Taux d'occupation: La part des espaces vendus sur une période, indicateur central pour une régie.
Bilan de campagne: Le document qui compare ce qui était prévu à ce qui a été diffusé et mesuré.
Justificatif de diffusion: La preuve que l'annonce a bien paru ou été diffusée, à réunir pour chaque support acheté.

Mandat d'achat d'espace: Écrit et signé par l'annonceur, il est la condition légale de toute intervention sur son budget média.
Bon de commande d'espace: Il fixe support, emplacement, période et prix, et engage les deux parties sur des bornes précises.
Justificatifs de diffusion: Parutions, captures ou relevés qui prouvent la diffusion, et sans lesquels un support ne se règle pas.
Bilan de campagne chiffré: Il rapproche prévisions et réalisations, et fonde la négociation de la campagne suivante.

Aucun achat d'espace n'est engagé sans mandat écrit de l'annonceur, quelle que soit l'ancienneté de la relation.

Les conditions obtenues auprès des supports se rendent transparentes à l'annonceur, comme la loi l'impose.

Un espace ne se facture qu'avec son justificatif de diffusion : sans preuve de parution, il n'y a rien à régler.

Une audience annoncée s'appuie sur une source de mesure reconnue, jamais sur une estimation interne présentée comme un chiffre.

Espaces vendus: L'unité d'activité de la régie, à laquelle s'attachent emplacement et période.
Taux d'occupation: La part d'inventaire vendue, qui décide directement du résultat d'une régie.
Coût pour mille contacts: L'indicateur de comparaison entre supports, que tout annonceur demande avant d'arbitrer.
L'annonceur: Il veut de la visibilité au meilleur prix et compare des offres difficilement comparables entre elles.
L'agence média de l'annonceur: Elle négocie pour plusieurs clients et détient un pouvoir de négociation supérieur à chacun d'eux.
Le support ou le média: Il détient l'inventaire, fixe ses tarifs de référence et gère ses propres invendus.
Le service de contrôle de la diffusion: Il atteste les audiences et les parutions, référence commune quand un chiffre est contesté.; L'inventaire est périssable : un espace non vendu à sa date ne se rattrape jamais, contrairement à un stock de produits.; Les campagnes de fin d'année et de rentrée saturent l'inventaire, et le reste de l'année se brade.; Les achats se réservent longtemps à l'avance sur les emplacements les plus demandés, parfois une année entière.