Assistant de direction pour agence de communication

Budgets annuels par client, allers-retours de validation sans fin et achats médias avancés.

Dans une entreprise de agence de communication, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de communication.

Brief: L'expression du besoin par l'annonceur ; un brief flou produit une recommandation à côté et un budget perdu.
Recommandation: La réponse stratégique et créative de l'agence, souvent produite avant toute rémunération.
Compétition: La mise en concurrence des agences, où plusieurs travaillent gratuitement pour un seul gagnant.
Cession de droits: L'autorisation d'utiliser une création, bornée en durée, en territoire et en supports ; elle se rachète.
Budget annuel: L'enveloppe confiée par l'annonceur pour l'année, qui se répartit entre conseil, production et achat d'espace.
Aller-retour de validation: Le cycle de corrections du client, principal poste de dérapage de la rentabilité d'un projet.
Production: La fabrication des livrables après validation : elle se sous-traite souvent et se refacture avec sa marge.
Taux d'occupation: La part du temps des équipes réellement vendue, indicateur de survie de toute agence.

Contrat cadre annuel: Il fixe les modalités de travail, les tarifs et le nombre d'allers-retours inclus avant facturation supplémentaire.
Devis par projet: Il chiffre la création, la production et les droits ; les droits oubliés sont la perte la plus fréquente.
Contrat de cession de droits: Il borne durée, territoire et supports d'utilisation d'une création, modèles et musiques compris.
Procès-verbal de validation: La trace écrite du bon pour accord du client, sans laquelle une reprise devient un cadeau.

Aucune création ne se diffuse au-delà de la durée, du territoire et des supports prévus au contrat de cession de droits.

Chaque validation se trace par écrit : sans bon pour accord, une reprise après diffusion n'est jamais facturable.

Les allers-retours inclus se comptent et se rappellent au client avant de dépasser, pas au moment de la facture.

Les mentions légales obligatoires d'une campagne se vérifient avant diffusion, quel que soit le délai restant.

Jours-hommes vendus: L'unité de facturation du conseil et de la création, à comparer au temps réellement consommé.
Allers-retours inclus: Le nombre de cycles de correction prévus au devis, au-delà duquel toute reprise se facture.
Taux d'occupation: La part du temps des équipes affectée à des projets facturés, qui décide de la rentabilité annuelle.
Le directeur marketing annonceur: Il arbitre et fait valider par sa hiérarchie, ce qui rallonge chaque cycle sans qu'il le maîtrise.
Les prestataires de production: Photographes, studios et imprimeurs ont leurs délais et leurs droits, à répercuter au devis.
Les modèles et les auteurs: Leur image et leurs œuvres se cèdent sur une durée bornée ; le dépassement est une faute coûteuse.
Le service juridique de l'annonceur: Il relit les contrats et les mentions légales, souvent au dernier moment avant diffusion.; Les budgets annuels se négocient en fin d'année pour l'année suivante, et une perte de budget se voit six mois plus tard.; Les campagnes se concentrent sur des fenêtres précises, rentrée et fêtes, qui saturent les équipes au même moment.; Les validations du client traînent puis l'échéance ne bouge pas : l'écrasement du planning est la norme, pas l'exception.