Agent de traitement de formulaires pour agence de communication, sur Teamleader Focus

Budgets annuels par client, allers-retours de validation sans fin et achats médias avancés.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon. Dans Teamleader Focus.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de communication.

Vocabulaire

Brief: L'expression du besoin par l'annonceur ; un brief flou produit une recommandation à côté et un budget perdu.
Recommandation: La réponse stratégique et créative de l'agence, souvent produite avant toute rémunération.
Compétition: La mise en concurrence des agences, où plusieurs travaillent gratuitement pour un seul gagnant.
Cession de droits: L'autorisation d'utiliser une création, bornée en durée, en territoire et en supports ; elle se rachète.
Budget annuel: L'enveloppe confiée par l'annonceur pour l'année, qui se répartit entre conseil, production et achat d'espace.
Aller-retour de validation: Le cycle de corrections du client, principal poste de dérapage de la rentabilité d'un projet.
Production: La fabrication des livrables après validation : elle se sous-traite souvent et se refacture avec sa marge.
Taux d'occupation: La part du temps des équipes réellement vendue, indicateur de survie de toute agence.

Documents

Contrat cadre annuel: Il fixe les modalités de travail, les tarifs et le nombre d'allers-retours inclus avant facturation supplémentaire.
Devis par projet: Il chiffre la création, la production et les droits ; les droits oubliés sont la perte la plus fréquente.
Contrat de cession de droits: Il borne durée, territoire et supports d'utilisation d'une création, modèles et musiques compris.
Procès-verbal de validation: La trace écrite du bon pour accord du client, sans laquelle une reprise devient un cadeau.

Règles

Aucune création ne se diffuse au-delà de la durée, du territoire et des supports prévus au contrat de cession de droits.

Chaque validation se trace par écrit : sans bon pour accord, une reprise après diffusion n'est jamais facturable.

Les allers-retours inclus se comptent et se rappellent au client avant de dépasser, pas au moment de la facture.

Les mentions légales obligatoires d'une campagne se vérifient avant diffusion, quel que soit le délai restant.

Spécificités

Jours-hommes vendus: L'unité de facturation du conseil et de la création, à comparer au temps réellement consommé.
Allers-retours inclus: Le nombre de cycles de correction prévus au devis, au-delà duquel toute reprise se facture.
Taux d'occupation: La part du temps des équipes affectée à des projets facturés, qui décide de la rentabilité annuelle.
Le directeur marketing annonceur: Il arbitre et fait valider par sa hiérarchie, ce qui rallonge chaque cycle sans qu'il le maîtrise.
Les prestataires de production: Photographes, studios et imprimeurs ont leurs délais et leurs droits, à répercuter au devis.
Les modèles et les auteurs: Leur image et leurs œuvres se cèdent sur une durée bornée ; le dépassement est une faute coûteuse.
Le service juridique de l'annonceur: Il relit les contrats et les mentions légales, souvent au dernier moment avant diffusion.; Les budgets annuels se négocient en fin d'année pour l'année suivante, et une perte de budget se voit six mois plus tard.; Les campagnes se concentrent sur des fenêtres précises, rentrée et fêtes, qui saturent les équipes au même moment.; Les validations du client traînent puis l'échéance ne bouge pas : l'écrasement du planning est la norme, pas l'exception.