Deux cabinets qui gèrent le même encours peuvent vivre des réalités opposées. Celui qui a cent clients et celui qui en a mille font le même chiffre et pas du tout le même travail : les pièces à réunir, les entrées en relation, les revues périodiques, les rendez-vous, les réclamations et les contrôles se comptent par dossier, pas par million d'euros. Un cabinet qui vend sans regarder cette charge finit par ne plus tenir ses obligations, et c'est là que le risque apparaît, pas dans les marchés. Le responsable des opérations patrimoniales pilote donc sur la charge autant que sur l'encours : il connaît le nombre de dossiers par personne, le coût de traitement d'une entrée en relation, l'état des revues en retard, et il arbitre le développement en fonction de ce que la structure peut absorber sans dégrader sa conformité.
Ce qu'il fait chaque jour
- Suivre la charge par personneTenir le nombre de dossiers, d'entrées en cours et de revues par personne.
- Suivre les revues périodiquesTenir l'état des réexamens à faire et de ceux qui sont déjà en retard.
- Chiffrer le coût des actes courantsCalculer ce que coûte le traitement d'une entrée en relation ou d'un acte.
- Alerter sur la capacitéSignaler quand la charge dépasse ce que l'équipe absorbe sans dégrader.
- Tenir budget, outils et prestatairesSuivre la dépense, les contrats d'outils et le recours aux prestataires.
- Suivre les écarts de conformitéPoursuivre chaque manquement relevé jusqu'à sa régularisation effective.
- Préparer les points de directionRassembler chiffres établis et risques opérationnels avec leur portée.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft Power BI
Je suis la charge, les revues en retard et les coûts. - Harvest O2S
Je reprends les dossiers, les revues et les entrées en cours. - Microsoft 365
Je tiens le budget et je prépare les points de direction. - Asana
Je suis les écarts de conformité jusqu'à leur régularisation. - Wizio
Je reprends le pilotage des cabinets équipés de cet outil.
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