Entre le client qui signe et le contrat qui existe, un dossier passe par le cabinet, par une plateforme, par une compagnie, parfois par une banque, et chacune a ses exigences propres : un formulaire à sa version, une signature à tel endroit, un justificatif de moins de trois mois, un relevé d'identité bancaire au nom exact du souscripteur. Aucune de ces exigences n'est déraisonnable, mais aucune n'est devinable, et un dossier refusé pour l'une d'elles repart pour deux semaines. Le rejet n'est d'ailleurs presque jamais un refus de fond : c'est une pièce mal formée. Le métier consiste à connaître les exigences de chaque destinataire, à contrôler le dossier avant de l'envoyer plutôt qu'après le refus, à suivre l'instruction jusqu'à la confirmation, et à consigner chaque motif de rejet pour ne pas le revoir.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir les exigences par destinataireConsigner formulaires, versions et pièces attendues de chaque compagnie.
- Contrôler le dossier avant envoiVérifier chaque pièce contre les exigences du destinataire retenu.
- Déposer par le canal attenduEnvoyer par le moyen exigé et consigner la date réelle du dépôt.
- Suivre l'instruction du dossierTenir l'état de chaque opération déposée jusqu'à sa confirmation écrite.
- Relancer au délai annoncéReprendre contact selon le délai que le destinataire avait lui-même donné.
- Consigner les motifs de rejetNoter la raison exacte de chaque refus et la date à laquelle il est arrivé.
- Mettre à jour la liste des exigencesEnrichir les exigences connues à partir de chaque motif de rejet reçu.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Harvest O2S
Je dépose et je suis les opérations auprès des compagnies. - Manymore
Je reprends les opérations des cabinets équipés de cet outil. - SharePoint
Je tiens les exigences et j'archive les confirmations reçues. - Microsoft 365
Je consigne les dépôts, les relances et les motifs de rejet. - Yousign
Je fais signer par le client les pièces qui l'exigent.
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