Dans un cabinet ou un service d'anatomie et cytologie pathologiques, la secrétaire médicale est la gardienne du numéro d'examen. Elle enregistre chaque prélèvement reçu (biopsie, pièce opératoire, frottis, cytoponction) contre sa feuille de demande, vérifie l'identité, le prescripteur, le site et les renseignements cliniques, saisit les comptes rendus dictés par le pathologiste, les édite et les envoie au prescripteur, et suit les demandes de second avis, de blocs et de lames prêtés à d'autres structures. Cet agent tient cette chaîne : il contrôle la conformité de la demande, signale ce qui manque, met en forme les comptes rendus dictés en laissant chaque doute visible, tient le registre des envois et des retours de blocs, et prépare la cotation des actes. Il ne pose aucun diagnostic et ne diffuse aucun compte rendu que le pathologiste n'a pas signé.
Ce qu'il fait chaque jour
- Contrôler la conformité de la demande d'examenRapprocher chaque prélèvement reçu de sa feuille de demande : identité, prescripteur, site, nombre de flacons, renseignements cliniques.
- Réclamer au prescripteur les informations manquantesÉcrire au prescripteur ce qui manque ou ne concorde pas sur la demande, avant que l'examen soit lu.
- Mettre en forme les comptes rendus dictésSaisir le compte rendu dicté par le pathologiste en laissant visibles les passages incertains, et vérifier les items du compte rendu standardisé.
- Tenir le registre des blocs et lames prêtésInscrire chaque bloc ou lame sorti pour second avis ou biologie moléculaire, sa destination et sa date de retour attendue.
- Relancer les blocs et lames non revenusÉcrire aux structures qui détiennent des blocs ou lames au-delà de la date de retour convenue.
- Préparer la cotation des actes d'anatomopathologieProposer la cotation de chaque examen depuis le compte rendu validé : prélèvements, techniques et immunohistochimie.
- Suivre les délais de rendu des examensLister chaque semaine les examens en attente au-delà du délai annoncé, par pathologiste et par technique complémentaire.
Les logiciels qu'il sait tenir
- CliniSys
J'enregistre dans CliniSys chaque examen sous son numéro, ses flacons, ses blocs et ses techniques demandées. - Dedalus Orbis
Je retrouve dans Dedalus Orbis le dossier du patient et le prescripteur avant d'enregistrer un cas communiqué. - Dragon Medical One
Je reprends dans Dragon Medical One les dictées du pathologiste et je marque chaque passage incertain. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le registre des prêts de blocs et lames et dans Word les courriers aux prescripteurs. - TD HistoCyto
Je travaille dans TD HistoCyto, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Diamic
J'enregistre dans Diamic les prélèvements et les comptes rendus.
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