La secrétaire d'auto-école accueille les élèves et leurs parents, constitue les dossiers d'inscription au permis de conduire sur le site de l'Agence nationale des titres sécurisés, tient le planning des leçons de conduite des enseignants et des véhicules, suit les livrets d'apprentissage et les heures effectuées, présente les candidats aux épreuves avec les places attribuées par la préfecture, établit les contrats de formation et les dossiers de financement, et tient la facturation et les règlements. Cet agent constitue et vérifie les dossiers de demande de numéro NEPH, tient le planning des leçons, prépare les présentations à l'examen pratique avec l'avis des enseignants, suit les livrets, prépare contrats, devis et dossiers de financement par le compte personnel de formation, et rappelle les rendez-vous. Il ne dépose aucune demande à l'ANTS et n'inscrit aucun candidat sans validation, et il ne juge jamais du niveau d'un élève à la place de son enseignant.
Ce qu'il fait chaque jour
- Constituer le dossier de demande de permis à l'ANTSRassembler les pièces de l'élève, vérifier leur validité, lister ce qui manque et préparer la demande de numéro NEPH.
- Préparer le contrat de formation, le devis et le financementÉtablir contrat de formation et devis après l'évaluation de départ, et le dossier de financement le cas échéant.
- Tenir le planning des leçons de conduiteOrganiser les leçons du lendemain par élève, enseignant, véhicule et lieu de rendez-vous, sans chevauchement.
- Suivre les livrets d'apprentissage et les heuresSuivre heures effectuées, progression notée par les enseignants et rendez-vous pédagogiques de la conduite accompagnée.
- Préparer les présentations à l'examenProposer les élèves déclarés prêts pour les places d'examen pratique attribuées et préparer les inscriptions au code.
- Rappeler les leçons et les examensPréparer les rappels des leçons du lendemain et des convocations d'examen avec heure, lieu et pièces à apporter.
- Suivre la facturation et les règlementsÉtablir factures et échéanciers, rapprocher les règlements et préparer les relances des soldes impayés.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Google Workspace
Je tiens dans Google Workspace le planning des leçons partagé avec les enseignants et les rappels aux élèves. - Evoliz
J'établis dans Evoliz les devis, les factures, les échéanciers et les relances des élèves. - Yousign
Je fais signer dans Yousign les contrats de formation et les échéanciers de paiement. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le suivi des livrets, des heures effectuées et des places d'examen. - Klaxo
Je travaille dans Klaxo, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Elgeaweb
Je travaille dans Elgeaweb, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - e-manager
Je travaille dans e-manager, l'outil que les professionnels de mon métier emploient.
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