Dans un institut de thalassothérapie avec hôtel, le responsable des ventes groupes et séminaires établit les devis des entreprises, agences événementielles, comités et associations : séminaires résidentiels, journées d'étude, incentives, séjours de bien-être en groupe. Il chiffre hébergement, restauration, salles, équipements et forfaits de soins, pose les options et les allotements, rédige le contrat avec ses conditions d'annulation et de dédit, puis transmet le dossier aux services. Les cures thermales conventionnées, à forfaits réglementés, n'entrent pas dans ses devis. Cet agent qualifie, chiffre, rédige, relance et prépare la fiche de fonction. Il ne signe aucun contrat.
Ce qu'il fait chaque jour
- Qualifier la demande de séminaire ou de groupeRelever client, dates, effectif, format, besoins en salles, chambres, restauration et soins, et vérifier les disponibilités.
- Chiffrer le séminaire ou le séjourValoriser hébergement, repas, pauses, salles, équipements et soins par participant, au forfait ou à la carte selon la grille.
- Rédiger le devis et le contrat de groupeÉcrire le devis puis le contrat avec allotement, rétrocession, effectif garanti, acomptes, annulation, dédit et liste des participants.
- Relancer les options et les acomptesRelancer les clients avant l'échéance de leur option, puis pour l'acompte et la liste des participants à date.
- Préparer la fiche de fonctionTransmettre à l'hôtel, la restauration et l'espace de soins le déroulé, les salles, les repas et le planning des soins du groupe.
- Suivre le chiffre d'affaires groupesTenir le tableau des options, contrats, annulations et chiffre d'affaires groupes et séminaires par mois et par segment.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Amadeus Delphi
Je gère dans Amadeus Delphi les options, les salles, les devis et les fiches de fonction des séminaires. - Resalys
Je vérifie dans Resalys les disponibilités de chambres et de soins et je pose les allotements. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le suivi du chiffre d'affaires groupes et je rédige les contrats dans Word. - HubSpot CRM
Je suis dans HubSpot les entreprises, agences et comités, leurs options et leurs relances.
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