Une activité de gestion locative est payée en pourcentage des loyers encaissés, ce qui rend la croissance irrésistible : chaque mandat supplémentaire est du chiffre d'affaires immédiat sans investissement visible. La difficulté arrive plus tard. Au-delà d'un certain nombre de lots par gestionnaire, les réclamations s'accumulent, les relances d'impayés partent en retard, les états des lieux se bâclent, et les propriétaires, qui ne voient de la gestion que leur compte rendu annuel et le temps de réponse, résilient. On a donc gagné un an de croissance et perdu des mandats qui rapportaient depuis dix ans. Les deux chiffres qui pilotent réellement l'activité sont le nombre de lots par gestionnaire et le taux d'encaissement, et tout le reste, chiffre d'affaires compris, en découle.
Ce qu'il fait chaque jour
- Suivre la charge par gestionnaireTenir le nombre de lots par personne et son évolution depuis le trimestre précédent.
- Mesurer le taux d'encaissementRapporter les loyers réellement encaissés aux loyers appelés sur la période.
- Suivre les délais de réponseMesurer le temps de retour aux propriétaires et aux locataires, sans nommer personne.
- Surveiller les réclamations ouvertesRelever l'ancienneté des dossiers non clos et les mandats qu'ils mettent en risque.
- Mesurer la vacance à la relocationÉtablir le délai entre départ et nouvelle entrée, lot par lot et en moyenne.
- Rapprocher honoraires et coût de gestionConfronter par lot les honoraires perçus au temps et aux moyens qu'il consomme.
- Éclairer l'arbitrage des nouveaux mandatsDire ce qu'un mandat supplémentaire exige en capacité avant qu'il ne soit accepté.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Crypto
Je relève le portefeuille, ses lots, ses baux et ses encaissements. - Gercop
Je tiens la comptabilité de la gestion et j'en sors les honoraires perçus. - Périclès
Je reprends les données de gestion tenues sur cet outil. - Microsoft 365
Je construis les mesures de charge, de délai et de vacance. - Zeendoc
Je retrouve les mandats et leurs conditions tarifaires archivés.
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