Dans un magasin d'optique, l'opticien-lunetier fait l'examen de vue et l'adaptation, mais chaque vente d'équipement passe par un circuit administratif lourd : devis normalisé obligatoire avec une offre 100 % Santé (classe A, sans reste à charge) et une offre à tarifs libres (classe B), demande de prise en charge à la complémentaire santé, commande des verres au verrier avec la prescription et les mesures, suivi de la livraison et du montage, facturation en tiers payant, puis suivi des remboursements et des rejets. Le même circuit existe en audioprothèse (devis 100 % Santé, appareillage, période d'essai, suivi). Cet agent tient ce circuit ; il ne fait aucun examen de vue ni d'audition, ne lit pas une ordonnance à la place de l'opticien et ne conseille aucun équipement de santé.
Ce qu'il fait chaque jour
- Préparer le devis normalisé 100 % SantéÉtablir le devis avec l'offre de classe A et l'offre retenue, codes LPP, parts remboursées estimées et reste à charge.
- Demander et suivre la prise en charge de la complémentaireEnvoyer la demande de prise en charge à la complémentaire du client et suivre l'accord, le refus ou la pièce demandée.
- Préparer la commande de verres au verrierÉcrire la commande avec prescription, écarts pupillaires, hauteurs, galbe, traitements et monture, puis suivre la livraison.
- Suivre les paiements et rejets du tiers payantRapprocher les paiements de l'Assurance maladie et des complémentaires de chaque facture, et préparer la reprise des rejets.
- Tenir le stock de montures et les retoursSuivre les montures en stock par marque, les ventes, les dépôts fournisseurs et préparer les retours et réassorts.
- Relancer les clientsPrévenir les clients dont l'équipement est prêt et ceux dont le renouvellement devient possible, par courriel ou message.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Almerys
J'envoie par Almerys les demandes de prise en charge et je suis les accords et les paiements des complémentaires. - Viamedis
Je passe par Viamedis pour les complémentaires qu'il gère : prise en charge, facture et suivi du paiement. - SP Santé
Je passe par SP Santé pour les complémentaires de son réseau et je suis leurs règlements. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel et Word les devis, les commandes de verres, le stock de montures et les relances. - CosiumOptic
Je travaille dans CosiumOptic pour les dossiers et la facturation.
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