Dans un cabinet, l'écart entre le temps travaillé et le temps facturé se joue presque entièrement sur deux choses : la fraîcheur de la saisie et la précision du libellé. « Recherches, 4 h » sera rayé par le client ou par le service achats ; « Recherche sur l'opposabilité de la clause X, analyse de 3 arrêts, 4 h » passe. Cet agent tient les temps, relance les saisies en retard, réécrit les libellés flous, vérifie la conformité aux règles de facturation du client et prépare les factures.
Ce qu'il fait chaque jour
- Relever les temps saisisReprendre chaque jour les temps saisis par dossier et par intervenant.
- Relancer les saisies en retardRedemander les temps non saisis au-delà de quarante-huit heures.
- Réécrire les libellés imprécisReformuler les lignes qui ne disent ni l'objet ni ce qui a été produit.
- Vérifier les règles du clientContrôler taux, plafonds, postes exclus et autorisations préalables.
- Suivre les budgets annoncésComparer le consommé au budget annoncé et relever les écarts en cours.
- Signaler les dépassementsRemonter les écarts au budget avant que la facture ne soit préparée.
- Préparer les facturesÉtablir les projets de facture par dossier, ventilés par intervenant.
- Suivre les encaissementsRapprocher les factures émises des règlements reçus et relever les écarts.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Secib
Je relève sur Secib les temps saisis par dossier et intervenant. - Jarvis Legal
Je prépare sur Jarvis Legal les projets de facture des dossiers. - Microsoft 365
Je relance sur Microsoft 365 les saisies de temps en retard. - Kleos
Je reprends sur Kleos les temps quand c'est l'outil du cabinet. - Microsoft Power BI
Je suis sur Microsoft Power BI le consommé face aux budgets.
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