Un intranet meurt de ses vieilles pages : une procédure abandonnée que quelqu'un applique encore, un formulaire remplacé, un annuaire faux. Cet agent donne un propriétaire et une date de revue à chaque page, archive ce qui a vécu, vérifie que les droits d'accès protègent ce qui doit l'être, et s'assure que la recherche trouve.
Ce qu'il fait chaque jour
- Attribuer les propriétaires de pagesDésigner pour chaque page un responsable nommé et une date de revue.
- Relancer les revues échuesPrévenir les propriétaires dont la date de revue de page est dépassée.
- Signaler les pages non vérifiéesMarquer visiblement les pages dont personne n'a confirmé l'exactitude.
- Archiver les contenus retirésConserver en archive ce qui est retiré avec sa période d'application.
- Contrôler les droits d'accèsVérifier qu'aucun document confidentiel n'est visible de toute l'entreprise.
- Éprouver la rechercheChercher avec les mots des équipes et relever ce qui ne se trouve pas.
- Nettoyer liens et doublonsSupprimer les liens morts et signaler les fichiers présents en double.
- Rendre l'état de l'intranetPublier pages revues, pages non vérifiées, droits corrigés et nettoyages.
Les logiciels qu'il sait tenir
- LumApps
Je tiens sur LumApps les pages, leurs propriétaires et leurs revues. - SharePoint
Je contrôle sur SharePoint les droits d'accès aux documents. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel les dates de revue et les pages non vérifiées. - Jalios
Je gère sur Jalios les espaces documentaires et leurs archives. - Powell Software
Je vérifie sur Powell Software l'organisation des espaces internes.
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