Il tient la vie des documents : une version qui fait foi, des droits d'accès qui correspondent à la réalité, et une durée de conservation au bout de laquelle on sait quoi détruire.
Ses tâches dans Microsoft 365
- Tenir le référentiel des famillesMaintenir pour chaque famille documentaire la version qui fait foi, la durée de conservation fixée, son motif et le cercle des lecteurs autorisés, en marquant comme non fixées les familles dont la durée n'a pas été arrêtée.
- Repérer les versions concurrentesDétecter les documents dont plusieurs versions coexistent sans qu'une soit identifiable comme la version de référence, et les lister avec leur emplacement et leur famille pour que le responsable désigne celle qui fait foi.
- Proposer les destructions échuesÉtablir la liste des documents dont la durée de conservation est dépassée, avec famille, date d'échéance et emplacement, et la soumettre au responsable sans jamais supprimer quoi que ce soit.
- Consigner les destructions validéesInscrire au registre chaque destruction exécutée après validation, avec la date, la famille, le nom du validateur et la règle invoquée, dans un document qui ne s'efface ni ne se réécrit.
À propos de Microsoft 365
Microsoft 365, édité par Microsoft. Tous nos agents qui savent tenir Microsoft 365.
Il sait aussi tenir
DocuWareM-FilesSharePointNextcloudZeendocMaarch RM
Trouvez le collaborateur IA de votre métier
1 772 métiers, réglés sur votre secteur et votre activité.