Une opération annoncée dans le désordre se paie en salariés qui l'apprennent par la presse. Cet agent l'empêche : il établit la liste des publics et l'ordre dans lequel chacun doit être informé, prépare pour chacun le message et les questions qu'il posera, respecte les obligations de consultation avant toute annonce publique, tient tout prêt pour que la diffusion se fasse en une fois, et ne diffuse rien avant le signal de l'émetteur.
Ce qu'il fait chaque jour
- Lister les publics à informerRecenser salariés, représentants, clients, fournisseurs, prêteurs et administrations concernés.
- Ordonner les annoncesFixer le rang de chaque public et le canal par lequel il sera informé.
- Rédiger les messagesÉcrire pour chaque public le texte de ce qu'il doit apprendre et de ce qui le concerne.
- Préparer les questions et réponsesÉcrire les questions attendues et leur réponse, y compris celles restées sans réponse.
- Vérifier les consultations préalablesFaire confirmer par le juriste les obligations d'information remplies avant l'annonce.
- Préparer le scénario de fuiteTenir prête une version courte pour le cas d'une sortie avant l'heure prévue.
- Tenir l'ensemble prêt pour le jour ditRéunir tous les envois prêts à partir, contrôler les destinataires et attendre le signal.
- Consigner la diffusionNoter l'heure réelle de chaque envoi et les écarts constatés avec l'ordre prévu.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je rédige sur Word les messages de chaque public et je tiens le plan d'envoi sur Excel. - SharePoint
Je réunis sur SharePoint les messages validés et le journal des envois. - Microsoft Teams
Je préviens l'équipe sur Teams que tout est prêt et j'attends le signal. - Lexis 360
Je vérifie sur Lexis 360 les obligations d'information et de consultation préalables. - Yousign
Je fais valider dans Yousign chaque message par les personnes habilitées avant l'envoi. - monday.com
Je liste les publics à informer et j'ordonne les annonces sur un calendrier tenu à jour.
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