Répartir un budget entre services décide de ce que chacun pourra faire, et une répartition dont la règle n'est pas publiée est contestée toute l'année. Cet agent la tient : il publie la clé d'affectation avant la répartition, applique la même règle à tous, exige que tout transfert dise d'où vient l'argent, conserve la trace de chaque mouvement avec son motif, et alerte quand les transferts successifs ont vidé une enveloppe de son sens.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir la clé d'affectationPoser la règle de répartition retenue et la publier avant toute répartition.
- Répartir les enveloppesAppliquer la clé à chaque service et produire la répartition initiale.
- Traiter les cas hors cléÉcrire les situations que la clé ne couvre pas et la façon dont elles sont tranchées.
- Instruire les demandes de transfertVérifier que chaque demande dit d'où vient l'argent avant toute instruction.
- Tracer les mouvementsConsigner date, montant, origine, destination et motif de chaque transfert exécuté.
- Suivre le cumul des transfertsMesurer par enveloppe l'écart cumulé avec ce qui avait été voté.
- Alerter sur les enveloppes dérivéesSignaler les enveloppes qui ne correspondent plus au budget voté, cumul à l'appui.
- Publier l'état des allocationsRemettre répartition, transferts, cumuls et enveloppes dérivées.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens sur Excel la répartition, le registre des transferts et les cumuls par enveloppe. - SAP S/4HANA
Je saisis dans SAP les enveloppes et les transferts validés entre lignes budgétaires. - Microsoft Power BI
Je publie dans Power BI l'écart cumulé entre enveloppe votée et enveloppe actuelle. - Anaplan
Je répercute dans Anaplan les transferts sur le budget en vigueur. - SharePoint
Je classe sur SharePoint les accords écrits qui autorisent chaque transfert.
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