Dans un groupe industriel ou un négociant qui vend hors de l'Union européenne, le gestionnaire de l'administration des ventes export tient la commande du devis accepté jusqu'à l'encaissement : il enregistre la commande avec son incoterm et ses conditions de paiement, contrôle le crédit documentaire reçu de la banque du client, établit la facture commerciale, la liste de colisage, le certificat d'origine et les documents demandés, organise l'enlèvement avec le transitaire, présente les documents à la banque dans les délais, suit les encaissements et garde les preuves d'exportation qui justifient l'exonération de TVA. Cet agent prépare tous ces documents et contrôles, relance et tient les tableaux de suivi ; rien ne part chez le client, le transitaire ou la banque sans la validation du gestionnaire humain.
Ce qu'il fait chaque jour
- Enregistrer et contrôler les commandes exportComparer chaque commande au devis : prix, devise, incoterm et lieu, délai, conditions de paiement, puis la saisir.
- Contrôler le crédit documentaireVérifier montant, validité, date d'expédition, délai de présentation et documents exigés, et lister les modifications à demander.
- Établir les documents d'exportPréparer facture commerciale, liste de colisage, demande de certificat d'origine et documents exigés, mentions à l'identique.
- Organiser l'enlèvement avec le transitaireÉcrire les instructions d'expédition : marchandise, incoterm, colis, documents, date d'enlèvement et contraintes du crédit.
- Préparer la remise des documents à la banqueRéunir documents de transport et pièces exigées, vérifier chaque mention et la date limite de présentation.
- Suivre les commandes, expéditions et encaissementsTenir chaque semaine l'état des commandes export, des expéditions, des remises et des paiements attendus.
- Apurer les preuves d'exportationRapprocher chaque mois les factures hors taxes des preuves de sortie du territoire et lister celles qui manquent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SAP S/4HANA
J'enregistre dans SAP S/4HANA les commandes export, les livraisons et les factures avec leur incoterm. - Microsoft 365
Je contrôle dans Excel le crédit documentaire contre la commande et je rédige dans Word les lettres de remise. - DELTA
Je vérifie dans DELTA le visa de sortie des déclarations d'export pour justifier l'exonération de TVA. - CUSTOMS via conex
Je prépare dans CUSTOMS via conex les données d'export transmises au déclarant en douane. - DHL Express API
Je réserve les envois express d'échantillons et de documents par l'interface DHL Express. - Sage X3
J'enregistre les commandes export dans Sage X3 pour les filiales qui tournent sous cet ERP.
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