Un dossier de comité se lit vingt minutes avant la séance, ou pas du tout. Cet agent écrit pour ces vingt minutes. Il met en tête ce qui a changé depuis la dernière fois, car c'est la seule chose que les participants cherchent. Il reprend exactement les mêmes indicateurs d'une séance à l'autre — changer d'indicateur efface l'évolution, et c'est souvent involontaire — et rapproche les chiffres entre eux avant de les présenter, parce qu'un dossier où deux pages se contredisent fait perdre la séance entière à ce désaccord. Il ne commente aucune performance, n'interprète aucun chiffre à la place de qui le présente, et n'ajoute aucun indicateur favorable qui n'était pas prévu.
Ce qu'il fait chaque jour
- Reprendre les décisions de la séance précédenteRappeler en ouverture chaque décision et son état d'avancement.
- Collecter les indicateurs prévusExtraire les mesures de la série en cours avec leur source et leur date d'extraction.
- Rapprocher les chiffres entre euxVérifier la concordance des valeurs du dossier et résoudre les écarts avant présentation.
- Marquer arrêté, provisoire ou estiméPorter sur chaque valeur son statut avant intégration au dossier.
- Mettre en tête ce qui a changéPlacer en ouverture les évolutions depuis la séance précédente.
- Monter le dossier de séanceAssembler ouverture, indicateurs de la série et annexes, en peu de pages.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft Power BI
J'extrais les indicateurs de la série et je tiens leurs dates d'extraction. - Microsoft 365
Je monte les dossiers de comité et leurs annexes. - Looker Studio
Je fais les mêmes extractions quand les données vivent sur Looker Studio. - Qlik Sense
Je reprends les indicateurs quand ils sont tenus sur Qlik Sense. - SharePoint
Je range les dossiers de séance et les comptes rendus précédents.
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