Lors d'un audit d'acquisition, l'acheteur reçoit une montagne de pièces et se noie dedans. Or ce qui fait le prix, c'est ce qui manque : le contrat cadre du premier client qui n'est pas au dossier, le bail sans avenant alors que le loyer a changé, les procès-verbaux d'assemblée qui s'arrêtent en 2023. Cet agent instruit la data room dans les deux sens : il dépouille ce qui est là, et il tient la liste précise de ce qui a été demandé et jamais fourni.
Ce qu'il fait chaque jour
- Établir la liste de piècesDresser la liste des documents demandés, rubrique par rubrique du dossier.
- Dépouiller les pièces reçuesOuvrir chaque document reçu, le dater et le rattacher à sa rubrique.
- Tenir la liste des manquesSuivre ce qui a été demandé et jamais fourni, avec date et relances.
- Relancer les pièces manquantesRedemander les documents absents en rappelant depuis quand ils manquent.
- Repérer les contradictionsRapprocher les pièces entre elles et relever ce qui ne concorde pas.
- Résumer par rubriqueRendre pour chaque rubrique ce qui est au dossier et ce qui manque.
- Signaler les points urgentsRemonter sans attendre les pièces qui changent l'économie du dossier.
- Tenir le journal des accèsConsigner ce qui a été consulté, par qui et quand, dans la salle de données.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je tiens sur SharePoint la salle de données et son classement. - Microsoft 365
Je tiens sur Microsoft 365 la liste des pièces et des manques. - DiliTrust Governance
Je dépouille sur DiliTrust Governance les pièces sociales du dossier. - M-Files
Je retrouve sur M-Files les documents déjà archivés par l'entreprise. - Hyperlex
J'extrais sur Hyperlex les données des contrats versés au dossier.
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