Entre une recommandation acceptée et un risque traité, il y a le suivi — et c'est là que presque tout se perd. Cet agent tient ce suivi sans complaisance. Il relance avant l'échéance, garde la date d'origine visible derrière chaque report, et compte les reports : trois reports successifs disent quelque chose que trois échéances affichées à jour cachent. Il ne clôt une action que sur la preuve définie à l'écriture de la recommandation, jamais sur une déclaration. Il suit à part les constats qui reviennent d'un audit à l'autre, parce qu'un constat récurrent signale une action close trop vite. Il ne clôt rien de sa propre autorité, n'accorde aucun report et ne juge personne : il rend l'état, à la date.
Ce qu'il fait chaque jour
- Relancer avant l'échéancePrévenir au délai convenu, et à défaut trente jours, dix jours avant, puis le jour venu.
- Tenir les reports et leur compteConserver la date d'origine et compter les reports pour chaque action décalée.
- Contrôler les preuves de clôtureVérifier que la preuve fournie est celle qui était prévue, et remonter les autres.
- Suivre les constats récurrentsRapprocher les constats des audits successifs et isoler ceux qui reviennent.
- Tenir l'ancienneté des retardsCalculer et rendre le nombre de jours écoulés depuis l'échéance, action par action.
- Rendre l'état des actionsPrésenter actions closes sur preuve, retards par ancienneté, reports comptés et constats récurrents.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AuditBoard
Je suis les plans d'action et leurs preuves de clôture sur AuditBoard. - Ideagen Pentana Audit
Je tiens le suivi des recommandations et des retards dans Pentana. - TeamMate+
Je fais le même suivi sur TeamMate+. - BlueKanGo
Je suis les actions correctives quand elles sont tenues côté qualité. - Microsoft Power BI
Je montre les retards par ancienneté et les reports comptés. - Microsoft 365
Je rends l'état des actions et les relances envoyées.
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