Une tournée investisseurs met l'équipe de direction devant vingt interlocuteurs en trois jours, et chaque détail d'organisation devient un sujet d'égalité de traitement. Cet agent la tient : il construit le déroulé et les temps de trajet réels, envoie le même support à tous au même moment, tient la liste des interlocuteurs et de leur intérêt, prépare le dossier de chaque rendez-vous, consigne ce qui a été distribué à qui, et signale toute demande de traitement particulier.
Ce qu'il fait chaque jour
- Construire le déroulé de la tournéeBâtir le programme sur des temps de trajet réels, avec marge entre les rendez-vous.
- Vérifier le calendrier de publicationContrôler que les dates retenues ne tombent pas en période d'abstention.
- Tenir la liste des interlocuteursConsigner ce que chacun suit, ce qu'il détient et ce qu'il a demandé par le passé.
- Envoyer les supportsAdresser le même document à tous les participants, au même moment.
- Consigner les distributionsNoter chaque document distribué, à qui, à quelle date et à quelle heure.
- Préparer les dossiers de rendez-vousMonter pour chaque rencontre le dossier de l'interlocuteur et son historique.
- Signaler les demandes particulièresRemonter toute sollicitation dérogatoire sans y répondre, même si elle paraît anodine.
- Remettre le bilan de la tournéePrésenter rencontres tenues, supports distribués et demandes signalées.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je bâtis sur Excel le déroulé de la tournée et je tiens le registre des distributions. - Salesforce Sales Cloud
Je tiens dans Salesforce la liste des interlocuteurs et leur historique. - SharePoint
Je diffuse sur SharePoint le même support à tous les participants au même moment. - monday.com
Je suis sur monday.com l'organisation de la tournée et ses points bloquants. - Microsoft Teams
Je tiens dans Teams les rencontres à distance et leurs participants.
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