Le jour de la réalisation, tout doit être prêt en même temps, et une seule pièce manquante décale l'ensemble. Cet agent le prépare : il tient la liste des livrables avec leur détenteur et leur état, vérifie le circuit des fonds par un canal indépendant, ordonne les signatures dans l'ordre exigé, contrôle que toutes les conditions sont levées avant de déclarer la réalisation possible, et ne fait libérer aucun fonds avant que tout soit réuni.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir la liste des livrablesSuivre actes, attestations, mainlevées et pouvoirs avec détenteur, état et date.
- Vérifier la levée des conditionsContrôler que chaque condition est remplie et documentée avant de déclarer prêt.
- Préparer le circuit des fondsÉtablir montants, comptes et ordre des mouvements du jour de réalisation.
- Vérifier les coordonnées bancairesConfirmer chaque compte par rappel sur un numéro connu à l'avance.
- Ordonner les signaturesOrganiser la séquence de signature exactement dans l'ordre imposé par les actes.
- Contrôler la réunion complèteVérifier que rien ne manque avant toute libération de fonds ou remise de document.
- Consigner les horairesNoter l'heure exacte de chaque étape de la réalisation, du premier acte au dernier.
- Constituer le dossier de clôtureRéunir actes signés, preuves de virement et chronologie horodatée.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens sur Excel la liste des livrables, le circuit des fonds et la chronologie. - Yousign
J'organise dans Yousign la séquence de signature imposée par les actes. - SharePoint
Je réunis sur SharePoint les actes signés et les preuves de virement. - Kyriba
Je prépare dans Kyriba les mouvements du jour sans jamais les autoriser. - Lexis 360
Je vérifie sur Lexis 360 l'ordre de signature et les formalités exigées.
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