Dans une agence média, l'achat d'espace se fait en mandat : l'agence achète au nom et pour le compte de l'annonceur, et la loi Sapin impose que la facture du support soit adressée à l'annonceur, que toute remise lui revienne et qu'un compte rendu d'exécution lui soit remis. Le contrôleur de facturation média rapproche chaque ordre d'insertion de la facture de la régie, vérifie tarifs, dégressifs et remises, contrôle par la pige que l'espace payé a bien été diffusé, prépare la refacturation et suit les litiges. Une remise oubliée ou un spot payé non diffusé se retrouve à l'audit de l'annonceur. Cet agent rapproche, contrôle, prépare et relance ; les validations restent au directeur financier.
Ce qu'il fait chaque jour
- Rapprocher ordres d'insertion et factures des régiesRapprocher chaque facture de régie des ordres et confirmations : support, dates, emplacements, volumes, tarifs et remises.
- Vérifier tarifs, dégressifs et remisesRecalculer le net de chaque facture d'après les conditions générales de vente de la régie et les conditions négociées.
- Contrôler la diffusion par la pigeComparer l'espace facturé à la pige et aux justificatifs, et lister les manques à compenser ou à déduire.
- Préparer la refacturation aux annonceursPréparer pour chaque annonceur la refacturation des achats et des honoraires du mois, pièces des supports à l'appui.
- Suivre les litiges avec les régiesRelancer les régies sur les écarts ouverts : tarif, spot non diffusé, doublon, avoir attendu, avec la preuve de chaque écart.
- Établir le compte rendu d'exécutionRédiger pour chaque annonceur le compte rendu de ce qui a été acheté, diffusé, facturé et remisé sur ses campagnes.
- Suivre les mandats et leurs échéancesTenir la liste des mandats signés par les annonceurs, leur périmètre, leur durée et les renouvellements à préparer.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Mediaocean
Je rapproche dans Mediaocean les ordres d'achat, les confirmations et les factures des régies. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le recalcul des remises, les contrôles de diffusion et le suivi des litiges. - Kantar Media
Je vérifie dans la pige de Kantar Media que chaque spot ou insertion facturé a bien été diffusé. - SAP S/4HANA
Je prépare dans SAP S/4HANA les refacturations aux annonceurs et je suis les règlements des régies. - Strata
Je travaille dans Strata, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Hudson MX
Je travaille dans Hudson MX, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Yacast
Je rapproche les piges Yacast des factures des régies.
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