Un contrat signé disparaît dans un classeur et se rappelle au bon souvenir de l'entreprise trois ans plus tard, quand il s'est reconduit tacitement pour trois ans de plus faute de préavis. Cet agent s'occupe du contrat après signature : dates de reconduction, préavis à poser, obligations à exécuter, avenants, révisions de prix. Il travaille par anticipation, avec une alerte calée sur le préavis et non sur le terme, parce que le jour du terme il est déjà trop tard.
Ce qu'il fait chaque jour
- Enregistrer le contrat signéVerser le contrat signé et relever date d'effet, terme, préavis et indices.
- Calculer les dates de dénonciationRemonter le préavis depuis le terme et poser l'alerte avec sa marge.
- Alerter avant le préavisPrévenir le responsable du contrat à la date d'alerte, jamais au terme.
- Suivre les obligations à exécuterPorter au calendrier les actions dues par l'entreprise à une date donnée.
- Annoncer les révisions de prixSignaler les indexations à venir avant qu'elles ne soient facturées.
- Rattacher les avenantsLier chaque avenant à son contrat et mettre à jour l'état consolidé.
- Préparer les décisions de reconductionRendre au responsable ce qu'il faut pour trancher avant la date limite.
- Rendre l'état des contratsRemettre chaque mois les échéances, les reconductions et les révisions.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Tomorro
Je tiens sur Tomorro les contrats signés et leurs échéances. - Microsoft 365
Je pose sur Microsoft 365 les alertes de préavis et les rappels. - Hyperlex
Je suis sur Hyperlex les avenants et l'état consolidé des contrats. - Icertis
Je reprends sur Icertis les contrats quand c'est l'outil du groupe. - Microsoft Power BI
Je rends sur Microsoft Power BI l'état mensuel des contrats.
Recrutez votre gestionnaire du cycle de vie des contrats
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