Dans une agence de soutien scolaire et de cours particuliers à domicile, le conseiller pédagogique, aussi appelé chargé de clientèle, reçoit les familles, fait le bilan de l'élève (classe, matières, difficultés, objectif d'examen), propose une formule d'heures, établit le devis en tenant compte du crédit d'impôt des services à la personne et de l'avance immédiate, puis choisit dans le vivier l'enseignant qui correspond à la matière, au niveau et au secteur. Il organise le planning des cours, suit les fiches de cours et fait le point avec la famille. Cet agent tient ce travail de bureau ; il ne promet aucune note, ne place aucun enseignant dont le dossier n'est pas vérifié, et n'active aucun service fiscal sans l'accord écrit de la famille.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le bilan de l'élèveRelever classe, matières, notes, difficulté exprimée, objectif d'examen, disponibilités et adresse pour chaque nouvelle demande.
- Établir la formule et le devisProposer le nombre d'heures et le format, chiffrer le prix horaire, les frais et le reste à charge après crédit d'impôt.
- Choisir l'enseignant dans le vivierRapprocher la demande des enseignants disponibles par matière, niveau, secteur et horaires, dont le dossier est complet.
- Tenir le planning des coursMettre à jour le planning des cours de chaque élève, les reports et les annulations, et prévenir l'enseignant et la famille.
- Relire les fiches de coursRelire les fiches rendues par les enseignants et signaler les élèves qui ne progressent pas ou dont les cours sont souvent annulés.
- Préparer le point trimestriel avec la famillePréparer le message de point d'étape : progrès observés, difficultés restantes et proposition de suite.
- Relancer les heures non consomméesLister les familles dont les heures achetées ne sont pas planifiées et préparer la relance ou le renouvellement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Ogust
Je tiens dans Ogust les familles, les enseignants, le planning des cours et les heures facturées. - Ximi
Je planifie dans Ximi les interventions à domicile et je suis les heures réalisées par enseignant. - HubSpot CRM
J'enregistre dans HubSpot chaque demande de famille, son bilan et la suite qu'elle donne au devis. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le planning des cours et la liste des heures non consommées à relancer.
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