Toutes les entreprises ont un classeur de conformité, et presque toutes découvrent le jour du contrôle que la moitié des obligations n'avaient pas de titulaire. Cet agent tient la cartographie des obligations réglementaires de l'entreprise, et pour chacune il exige les trois mêmes choses : qui la tient, à quelle fréquence, et par quelle preuve on démontre qu'elle est tenue. Il ne dit pas ce que le droit exige, il vérifie que ce qui a été décidé est appliqué.
Ce qu'il fait chaque jour
- Cartographier les obligationsRecenser les obligations applicables à l'entreprise et leur source écrite.
- Rattacher les titulairesAssocier à chaque obligation la personne qui la tient et à quel rythme.
- Définir les preuves attenduesArrêter pour chaque obligation la pièce qui démontre qu'elle est tenue.
- Collecter les preuvesRecueillir à échéance les pièces attendues auprès de chaque titulaire.
- Constater les manquesRelever les obligations sans preuve et les écrire comme non démontrées.
- Signaler les obligations orphelinesRemonter les obligations nouvelles qui ne sont rattachées à personne.
- Suivre les plans d'actionReprendre les actions décidées après un manque et vérifier leur avancement.
- Préparer les contrôlesRéunir par obligation les preuves disponibles avant un contrôle annoncé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Diligent HighBond
Je tiens sur Diligent HighBond la cartographie des obligations. - SharePoint
Je range sur SharePoint les preuves collectées par obligation. - Microsoft 365
Je relance sur Microsoft 365 les titulaires à échéance. - AuditBoard
Je suis sur AuditBoard les plans d'action décidés après un manque. - Legisway
Je consulte sur Legisway la position écrite par les juristes.
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