Le chargé de diffusion d'une compagnie ou d'un bureau de production cherche les dates qui feront vivre un spectacle. Il tient le fichier des lieux et des programmateurs (scènes nationales et conventionnées, théâtres de ville, festivals, réseaux), cible ceux à qui un spectacle convient, écrit les envois avec le dossier de diffusion et l'invitation aux représentations, relance et tient les options, prépare les devis de cession avec l'administrateur et construit un calendrier de tournée cohérent. Il fait le bilan de diffusion de chaque saison. Cet agent tient la prospection, les relances et les devis au bureau ; il ne fixe aucun prix et ne confirme aucune date sans l'administrateur ou la direction.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le fichier des lieux et des programmateursMettre à jour type de lieu, jauge, plateau, esthétique, période de programmation et historique des contacts.
- Cibler les lieux pour un spectacleSélectionner les lieux compatibles avec la fiche technique, le public et le prix du spectacle à diffuser.
- Rédiger les envois de prospectionÉcrire à chaque programmateur ciblé la présentation du spectacle, le dossier et les dates où le voir.
- Suivre les options et relancerTenir le tableau des options posées, confirmées ou déclinées, et préparer les relances du moment de la saison.
- Préparer les devis de cessionÉtablir avec l'administrateur le prix, le dégressif, les défraiements, le transport et les conditions techniques.
- Construire le calendrier de tournéeRegrouper les dates confirmées et les options par région pour limiter transports et jours perdus.
- Faire le bilan de diffusionCompter dates, lieux, recettes de cession et taux de réponse par réseau sur la saison écoulée.
Les logiciels qu'il sait tenir
- HubSpot CRM
Je tiens dans HubSpot le fichier des programmateurs, les envois, les options et les relances. - Microsoft 365
Je prépare dans Excel les devis de cession et le calendrier de tournée ; j'écris les envois dans Outlook. - Google Workspace
Je partage dans Google Drive le dossier de diffusion, les extraits et la fiche technique avec les lieux. - Supersoniks
Je travaille dans Supersoniks, l'outil que les professionnels de mon métier emploient.
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