Dans une société de VTC ou de grande remise qui travaille pour des entreprises, des hôtels, des agences événementielles et des particuliers, le chargé de réservations établit les devis de transferts (gare, aéroport, hôtel), de mises à disposition à l'heure ou à la journée et des opérations événementielles (congrès, mariages, roadshows) qui mobilisent plusieurs véhicules. La loi impose la réservation préalable et un prix convenu à l'avance : tout doit donc être prévu au devis, attente, kilomètres hors forfait, nuit et repas du chauffeur, accueil pancarte, péages, stationnement. Cet agent qualifie la demande, vérifie la disponibilité des chauffeurs et des véhicules, chiffre, rédige le devis et le bon de réservation, relance, transmet au dispatch et tient les comptes clients. Il ne promet ni véhicule ni chauffeur sans confirmation.
Ce qu'il fait chaque jour
- Qualifier la demande de transportRelever passagers, bagages, véhicule, adresses, vols ou trains, dates, heures et nature de la prestation pour chaque demande.
- Vérifier chauffeurs et véhicules disponiblesContrôler avec le dispatch les chauffeurs et véhicules libres aux heures demandées, et bloquer une option sur un événement.
- Chiffrer transfert ou mise à dispositionCalculer forfait, heures, kilomètres, attente, accueil, péages, stationnement, frais du chauffeur et majorations selon la grille.
- Rédiger le devis et le bon de réservationÉcrire le devis puis le bon : prix convenu à l'avance, prestation, attente comprise, annulation et durée de validité.
- Relancer les devis en attenteLister chaque jour les devis sans réponse et préparer une relance, en premier ceux qui bloquent une option sur la flotte.
- Transmettre les réservations au dispatchEnvoyer au dispatch chaque réservation confirmée : passagers, contact, adresses, vol, pancarte, véhicule et consignes.
- Suivre les comptes réguliersTenir par client et par hôtel partenaire le volume, la grille, les bons de commande et les litiges du mois.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Cab9
Je monte dans Cab9 le devis et la réservation, avec véhicule, horaires et prix, puis je l'envoie au dispatch. - Caree
Je consulte dans Caree la disponibilité des véhicules et des chauffeurs de la flotte avant de bloquer une option. - Microsoft 365
Je calcule dans Excel les devis à plusieurs véhicules et je tiens le suivi des comptes réguliers. - Axonaut
J'enregistre dans Axonaut chaque demande, chaque devis envoyé, ses relances et la facturation des comptes.
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