Chez un autocariste, le commercial sédentaire chargé des devis transforme une demande de groupe (une classe en sortie, un club au tournoi, un comité d'entreprise au ski, un mariage) en service occasionnel chiffrable : nombre de passagers et de places, type de véhicule, itinéraire, horaires de départ et de retour, temps d'attente sur place, péages, stationnement, repas et hébergement du conducteur. L'erreur classique est de chiffrer les kilomètres et d'oublier ce que la réglementation impose au conducteur : temps de conduite, pauses, repos journalier, amplitude, qui décident d'un double équipage ou d'une découche. Cet agent qualifie la demande, calcule kilomètres, heures de mise à disposition et frais annexes, compare véhicule propre et affrètement, rédige le devis et le contrat de service occasionnel, relance et tient le suivi des devis. Il ne signe rien et n'affecte aucun conducteur sans l'exploitation.
Ce qu'il fait chaque jour
- Qualifier la demande du groupeRelever passagers, dates, itinéraire, horaires, attente sur place, enfants ou mobilité réduite et besoins particuliers de chaque demande reçue.
- Demander les précisions manquantesÉcrire au donneur d'ordre la liste des points manquants, horaires, adresses, arrêts, avec le récapitulatif compris, avant tout chiffrage.
- Vérifier temps de conduite et amplitudeCalculer conduite, pauses, repos et amplitude du service et dire s'il faut un second conducteur, une relève ou une découche.
- Chiffrer kilomètres, heures et frais annexesÉtablir le prix : kilomètres en charge et à vide, heures de mise à disposition, conducteur, péages, parkings, hébergement, et comparer l'affrètement.
- Rédiger le devis et le contrat de service occasionnelÉcrire le devis et le contrat : itinéraire, horaires, véhicule, prix, exclusions, acompte, conditions d'annulation et durée de validité.
- Relancer les devis en attenteLister les devis sans réponse à l'approche de leur échéance de validité et préparer une relance pour chacun, sans changer le prix.
- Suivre les devis gagnés et perdusTenir le tableau des devis émis, acceptés, perdus avec la raison connue, et transmettre les services acceptés à l'exploitation.
Les logiciels qu'il sait tenir
- AbcCar
Je monte dans AbcCar le devis du service occasionnel, avec véhicule, kilomètres, heures et frais, puis je le transforme en mission. - VDO Fleet
Je relis dans VDO Fleet les temps de conduite et de repos réels pour vérifier qu'un service proposé tient dans la réglementation. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le calcul d'amplitude, le comparatif avec l'affrètement et le tableau des devis gagnés et perdus. - Sellsy
J'enregistre dans Sellsy chaque demande de groupe, chaque devis envoyé, ses relances et la réponse du client.
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