Dans une entreprise de second œuvre (électricité, plomberie, chauffage, menuiserie, peinture, plâtrerie), le chargé d'affaires est l'interlocuteur unique du client du premier rendez-vous à la levée des réserves. Il fait la visite technique, relève les besoins et les contraintes du site, chiffre le devis à partir des métrés et des prix de l'entreprise, le négocie et le fait signer, puis transmet le dossier au chef de chantier, suit l'avancement, fait signer les travaux supplémentaires avant de les réaliser, facture les situations et surveille la marge du chantier contre le budget prévu. Cet agent prépare les comptes rendus de visite, les devis, les avenants, les situations et le tableau de rentabilité ; il ne signe rien au nom de l'entreprise et ne promet aucune date sans le planning.
Ce qu'il fait chaque jour
- Rédiger le compte rendu de visite techniqueMettre au propre besoins, mesures, photos, contraintes du site et points à vérifier après chaque visite chez le client.
- Chiffrer le devis depuis les métrésÉtablir le devis à partir des métrés et de la bibliothèque d'ouvrages : fournitures, heures, sous-traitance, TVA et exclusions.
- Relancer les devis en attentePréparer les relances à huit jours et à trois semaines, et noter dans le suivi la raison d'un devis refusé.
- Ouvrir l'affaire et passer le dossier au chantierFixer le budget en heures et en achats et rédiger la fiche de passation au chef de chantier après la signature.
- Chiffrer les travaux supplémentairesRédiger le devis d'avenant de chaque travail demandé en cours de chantier et le faire signer avant exécution.
- Préparer les situations de travauxÉtablir la situation mensuelle par poste selon l'avancement constaté, acomptes et avenants signés compris.
- Suivre la rentabilité des chantiersComparer heures pointées et achats engagés au budget de chaque affaire et signaler les écarts au dirigeant.
Les logiciels qu'il sait tenir
- EBP Bâtiment
Je chiffre dans EBP Bâtiment les devis, avenants et situations depuis la bibliothèque d'ouvrages de l'entreprise. - Extrabat
Je tiens dans Extrabat le suivi des contacts, des visites, des devis envoyés et de leurs relances. - Attic+
Je relève les surfaces et longueurs sur plan dans Attic+ pour nourrir le métré du devis. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel le tableau de rentabilité des affaires et j'écris les comptes rendus dans Word. - Yousign
Je prépare dans Yousign l'envoi en signature des devis et avenants validés par le dirigeant.
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