Dans un EHPAD ou un établissement pour personnes handicapées, le chargé des admissions et de la facturation fait le lien entre la liste d'attente et la facture du mois. Il reçoit les demandes par ViaTrajectoire ou le dossier unique d'admission, prépare le dossier pour la commission d'admission, organise l'entrée avec la famille, le tuteur ou le curateur, fait signer le contrat de séjour et le règlement de fonctionnement, ouvre les droits (aide sociale à l'hébergement, APL ou ALS, APA en établissement) et établit chaque mois la facture : tarif hébergement, ticket modérateur dépendance selon le GIR, absences, aide sociale et reversement des ressources. Cet agent tient ces dossiers et ces factures. La décision d'admission revient à la commission et au directeur, et rien ne part chez une famille ou un département sans validation.
Ce qu'il fait chaque jour
- Suivre les demandes d'admissionRelever chaque demande reçue par ViaTrajectoire ou dossier unique, vérifier le volet administratif et tenir la liste d'attente.
- Préparer la commission d'admissionPrésenter pour chaque place libre les dossiers complets en attente, leur ancienneté et leurs pièces administratives manquantes.
- Préparer le dossier d'entrée du résidentPréparer contrat de séjour, règlement de fonctionnement, état des lieux, caution et liste des pièces à fournir par la famille.
- Ouvrir les droits du résidentMonter les dossiers d'aide sociale à l'hébergement, d'APL ou d'ALS et d'APA en établissement, et suivre leurs réponses.
- Établir la facturation mensuelleCalculer hébergement, ticket modérateur dépendance, absences et reversements d'aide sociale, puis préparer les factures du mois.
- Suivre les encaissements et les impayésRapprocher les règlements des familles, des départements et de la CAF, et préparer les relances des impayés à valider.
- Répondre aux familles sur les facturesPréparer la réponse aux questions des familles et des tuteurs sur la facture, les tarifs et les démarches d'aide.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Titan
Je tiens dans Titan les dossiers administratifs des résidents, les tarifs, les absences et la facturation mensuelle. - Netsoins
Je travaille dans Netsoins quand l'établissement l'utilise pour son dossier résident et sa facturation. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel la liste d'attente et les impayés, et je rédige dans Word les dossiers de commission et d'entrée. - ViaTrajectoire
Je travaille dans ViaTrajectoire pour les dossiers et la facturation.
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Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.