Un dossier de procédure, c'est un ordre : des pièces numérotées, un bordereau qui les liste, une communication à l'adversaire, des accusés. Le jour où la pièce 14 du bordereau n'est pas celle que l'adversaire a reçue, tout ce qui s'appuie dessus vacille. Cet agent tient cet ordre : il numérote, paraphe, tient le bordereau à jour, suit ce qui a été communiqué et à qui, et refuse d'insérer une pièce en cours de route sans renumérotation propre.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recevoir les piècesPrendre les pièces entrantes, vérifier leur lisibilité et leur datation.
- Numéroter les piècesAttribuer le numéro suivant à chaque pièce, sans réutiliser un numéro libre.
- Tenir le bordereauMettre à jour le bordereau de communication après chaque pièce numérotée.
- Vérifier avant envoiRecompter bordereau et pièces jointes pour vérifier qu'ils concordent.
- Tracer les communicationsConsigner date, destinataire, pièces envoyées et accusé pour chaque envoi.
- Marquer les retraitsSignaler au bordereau les pièces retirées sans effacer leur historique.
- Signaler les pièces douteusesRemonter les documents illisibles, tronqués ou dépourvus de date.
- Archiver le dossierRanger le dossier complet à la clôture, bordereau et accusés compris.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Secib
Je tiens sur Secib les pièces du dossier et leur numérotation. - SharePoint
Je range sur SharePoint les pièces reçues et les accusés. - Microsoft 365
Je produis sur Microsoft 365 les bordereaux de communication. - Kleos
Je suis sur Kleos les dossiers du cabinet quand c'est l'outil en place. - DocuWare
J'archive sur DocuWare les dossiers clos et leurs bordereaux.
Recrutez votre assistant dossiers contentieux
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.